El salto de Grupo Ocean al control digital

Grupo Ocean es una organización especializada en la gestión integral de servicios para la comunidad de propietarios, empresas e industrias. Ofrece soluciones integrales que incluyen tareas de mantenimiento, reparación y servicio diario, entre otras. Sus equipos realizan controles y diferentes servicios que implican una fuerta actividad operativa en campo, lo que requiere registrar información de forma constante.

Actualmente cuentan con aproximadamente 50 usuarios activos, que utilizan formularios digitales para gestionar miles de operaciones anuales. Estos usuarios trabajan principalmente en campo y necesitan herramientas sencillas que les permitan registrar información rápidamente y enviarla al back office de la empresa.

Para garantizar la calidad del servicio y mantener un control adecuado de las operaciones, Grupo Ocean necesita recopilar datos directamente desde el terreno y trasladarlos al back office de forma ágil y fiable.

Durante años, este proceso se realizaba en papel, lo que hacía que la gestión fuera lenta y poco eficiente. Además de dificultar el seguimiento de la información, también complicaba demostrar de forma clara y estructurada la calidad de los servicios realizados ante los clientes.

Ante esta situación, la organización buscaba incorporar herramientas digitales prácticas que aportaran más valor a sus servicios y facilitaran el trabajo de sus equipos. El objetivo no solo era mejorar la gestión interna, sino también aprovechar la tecnología para generar mayor valor para clientes, servicios y usuarios, tanto internos como externos.

Grupo Ocean encontró en MoreApp una plataforma práctica y flexible para digitalizar sus procesos de registro y control. La posibilidad de implementar la herramienta de forma rápida, sin largos procesos de configuración, fue un factor clave en su elección.

En poco tiempo, el equipo pudo crear formularios digitales adaptados a sus operaciones diarias, como checklists de control de servicios o registros de actividad realizadas por los equipos de campo.

Entre las funcionalidades más utilizadas destacan:

• Geolocalización, que permite identificar el lugar exacto donde se realiza cada servicio.
• Captura de fotografías y vídeos, para documentar visualmente las actuaciones.
• Recopilación estructurada de datos, que facilita el análisis posterior.

Uno de los aspectos más valiosos para la organización es la trazabilidad completa de la información. Cada registro permite saber con precisión qué se ha hecho, dónde se ha realizado, quién lo ha llevado a cabo y contar con evidencias que lo demuestran.

Además, la facilidad para crear y adaptar formularios a distintos perfiles de usuario permite que la solución funcione de forma eficaz tanto para los operarios que trabajan en campo como para los equipos de gestión y análisis en oficina.

Uno de los impactos más significativos ha sido el incremento en la capacidad de demostrar la calidad del servicio. Gracias a los formularios digitales, la organización ha multiplicado por 200 su capacidad de documentar y demostrar los controles realizados ante los clientes. Esto ha permitido aumentar la visibilidad del trabajo realizado en campo y aportar mayor valor a los servicios ofrecidos.

Además, la simplicidad de la herramienta ha facilitado la adopción por parte de los equipos. Aunque cualquier cambio tecnológico puede generar cierta resistencia inicial, cuando los formularios se adaptan bien a la realidad del usuario, la herramienta se percibe rápidamente como una tecnología útil, práctica y fácil de usar.

De cara al futuro, Grupo Ocean planea seguir ampliando el uso de MoreApp para automatizar más procesos y mejorar la eficiencia operativa, aprovechando el potencial de la digitalización para seguir generando valor tanto para sus clientes como para sus equipos internos.