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Una inspección in situ tiene que hacerse bien a la primera. Los puntos de inspección no siempre son de fácil acceso, y menos aún con una agenda de trabajo apretada. Si falta una foto, una medición o una firma, el resultado suele ser trabajo extra o una segunda visita. Aun así, los datos de las inspecciones todavía se suelen registrar en papel o en archivos separados, y después hay que juntar a mano las fotos, los Excel y los informes.
Puedes digitalizar las inspecciones convirtiendo tus listas de verificación actuales en formularios móviles que los técnicos completan in situ. Así pueden registrar directamente los resultados de la inspección, fotos, mediciones, desviaciones y firmas. Después, los informes se generan automáticamente y las desviaciones se comparten con las personas responsables de las acciones de seguimiento.
Conviertes todo el proceso de inspección en un flujo de trabajo claro: desde la preparación y la ejecución hasta los informes, la integración y el seguimiento.
En este artículo descubrirás qué es una inspección digital, cómo digitalizar las inspecciones en empresas de energía y suministros, qué información puedes recoger y cómo MoreApp te ayuda a convertir los datos de inspección en informes y flujos de trabajo claros.
Muchas empresas de energía y suministros trabajan con procesos de inspección bien definidos. Los inspectores saben qué puntos de control hay que revisar, qué mediciones deben tomar y qué información tiene que incluir el informe. El problema no suele estar en la inspección en sí, sino en todo lo que viene después.
Una vez terminada la inspección, toca ordenar la información recogida y vincularla al informe correspondiente. Si esto se hace a mano, lleva tiempo y cuesta más controlar las desviaciones, los responsables y las acciones pendientes. Al digitalizar el proceso de inspección, todo queda en un mismo sitio y los datos se recogen y se gestionan de forma mucho más eficiente.
Una inspección digital es aquella en la que el técnico rellena un formulario en el móvil o la tablet en lugar de usar papel o Excel. El contenido de la inspección es el mismo: el inspector sigue revisando la instalación o las medidas de seguridad correspondientes. Lo que cambia es cómo se registra y se procesa la información.
Durante la inspección, el técnico puede marcar los puntos de control, introducir mediciones, añadir comentarios y hacer fotos. En el mismo registro también se pueden incluir datos como la fecha, la hora, la ubicación y la firma. Así, toda la información de la inspección queda en un solo lugar y se puede procesar directamente para elaborar los informes.
Las inspecciones digitales se pueden usar para:
Si ya trabajas con una lista de verificación de seguridad, de mantenimiento o para preparar las inspecciones periódicas de un OCA puedes usarla como base para crear su versión digital. Después, puedes ir ajustando el formulario según lo que necesites en el día a día.
Los formularios digitales pueden incluir campos obligatorios y preguntas de seguimiento condicionales. Por ejemplo, si un punto de control no se supera, puede aparecer un campo para añadir una foto, una explicación o una acción de seguimiento. Así, el formulario se mantiene claro y es más difícil que se pase por alto información importante.
En MoreApp creas el formulario arrastrando campos al editor. Puedes añadirlos, configurarlos y hacerlos obligatorios. Las reglas muestran automáticamente campos de seguimiento cuando hace falta. No necesitas conocimientos técnicos.
También hay plantillas digitales para las inspecciones más habituales, como la inspección de áreas de trabajo, el informe técnico o la ficha de mantenimiento de maquinaria.
Un proceso de inspección digital empieza con un formulario bien estructurado. Y como la App funciona sin conexión, los técnicos pueden completarlo en subestaciones, parques solares o zonas con poca cobertura; los datos se sincronizan al recuperar la conexión.
Una vez enviado el formulario, nadie tiene que pasar los datos a mano a un informe aparte. Aquí es donde un flujo de trabajo digital te ahorra tiempo: la información recogida se convierte en un informe y se envía directamente a las personas adecuadas.
Los datos de una inspección no suelen servir solo para el informe. A menudo también hay que incorporarlos a un sistema de mantenimiento, a una herramienta de planificación o a otro sistema. Al conectar los datos, evitas tener que introducir la misma información a mano en varios sitios.
Por ejemplo, una inspección puede dar lugar a una orden de trabajo de mantenimiento. O un punto de control que no se supera puede enviar automáticamente un aviso al compañero responsable.
Empieza por un único flujo de trabajo claro. No hace falta conectar todos los sistemas a la vez. Una forma sencilla de hacerlo es:
MoreApp permite importar y exportar datos. Así puedes tener la información que ya existe disponible en los formularios y usar los registros completados en otras herramientas o procesos, como Word, Excel o SharePoint.
Pasar a las inspecciones digitales no tiene por qué ser un gran cambio ni algo complicado. Lo que suele funcionar mejor es empezar poco a poco e ir mejorando con la experiencia.
Primero, elige un tipo de inspección que se haga con frecuencia o que conlleve mucho trabajo administrativo. Después, usa tu checklist actual como base, o bien una de las plantillas disponibles para ahorrar aún más tiempo. Estas plantillas también se pueden adaptar. Prueba el formulario no solo desde la oficina, sino también en el lugar donde se va a usar de verdad.
Una prueba piloto corta te mostrará rápidamente qué funciona bien. Puede que descubras que un punto de control debe redactarse de otra forma, que añadir una foto tendría que ser más fácil o que un desplegable adicional ahorra tiempo. Ajusta el formulario según estos comentarios y después amplíalo a otros equipos, ubicaciones o tipos de inspección.
Un formulario digital solo funciona si es fácil y práctico para las personas que lo usan cada día. Los técnicos de campo saben qué revisiones hacen falta y en qué puntos se alarga una inspección en el día a día. Por eso, implícalos a la hora de elegir o adaptar una plantilla digital.
Hazle estas preguntas a tu equipo:
Usa sus respuestas para adaptar una plantilla existente, elegir la plantilla adecuada o crear tu propio formulario.
Después, muéstrales lo que aporta la digitalización. Así verán claro que trabajar en digital les facilita el día a día.
Para digitalizar las inspecciones también hay que asegurarse de que la nueva forma de trabajar encaje con la empresa y con quienes la usan. Por eso, MoreApp también acompaña a las empresas en su implantación.
Con el Onboarding Personalizado, las empresas cuentan con orientación para definir su forma de trabajar. Todo empieza por fijar los objetivos y se completa con formación personalizada tanto para administradores como para usuarios. Durante la formación hay tiempo para configurar formularios, resolver dudas y adaptar el flujo de trabajo al día a día.
El acompañamiento no termina con la formación. En una sesión de seguimiento se revisan los avances, el proceso y los objetivos marcados. También se pueden organizar sesiones posteriores para hablar de mejoras y recibir consejos concretos.
MoreApp ayuda a las organizaciones a registrar sus inspecciones de forma digital y a implantar, utilizar y mejorar continuamente una forma de trabajar digital.
¿Listo para digitalizar tu proceso de inspección? Contacta con MoreApp y descubramos juntos qué solución se adapta mejor a tu empresa y a tu forma de trabajar.
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