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Eine Inspektion vor Ort muss auf Anhieb richtig durchgeführt werden. Inspektionsorte sind nicht immer leicht zu erreichen, insbesondere wenn ein voller Arbeitsplan hinzukommt. Ein fehlendes Foto, eine fehlende Messung oder eine fehlende Unterschrift kann schnell zu Mehrarbeit oder einem zweiten Besuch führen. Dennoch werden Inspektionsdaten oft noch auf Papier oder in separaten Dateien erfasst, woraufhin Fotos, Excel-Dateien und Berichte manuell zusammengeführt werden müssen.
Sie können Inspektionen digitalisieren, indem Sie bestehende Checklisten in mobile Formulare umwandeln, die Techniker vor Ort ausfüllen können. So können sie Inspektionsergebnisse, Fotos, Messwerte, Abweichungen und Unterschriften direkt erfassen. Berichte lassen sich anschließend automatisch erstellen, und Abweichungen können an die für Folgemaßnahmen zuständigen Personen weitergeleitet werden.
Das bedeutet, dass Sie nicht einfach nur Papier durch eine App ersetzen. Sie verwandeln den gesamten Inspektionsprozess in einen übersichtlichen Arbeitsablauf: von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Berichterstellung, Integration und Nachverfolgung.
In diesem Blog erfahren Sie, was eine digitale Inspektion ist, wie Sie Inspektionen im Bereich Energie und Versorgung digitalisieren können, welche Informationen Sie erfassen können und wie MoreApp dabei hilft, Inspektionsdaten in übersichtliche Berichte und Arbeitsabläufe umzuwandeln.
Eine digitale Inspektion ist ein Formular, dass ein Techniker auf einem Smartphone oder Tablet ausfüllt, anstatt Papier oder Excel zu verwenden. Der Inhalt der Inspektion bleibt derselbe. Der Inspektor überprüft weiterhin die korrekte Installation oder die Sicherheitsmaßnahmen. Was sich ändert, ist die Art und Weise, wie die Informationen erfasst und verarbeitet werden.
Während einer Inspektion kann ein Techniker Kontrollpunkte abhaken, Messwerte eingeben, Kommentare hinzufügen und Fotos aufnehmen. Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Unterschrift können ebenfalls in denselben Datensatz aufgenommen werden. So werden alle Inspektionsdaten an einem Ort gespeichert und können direkt für die weitere Berichterstellung verarbeitet werden.
Digitale Inspektionen können eingesetzt werden für:
Wenn Sie bereits mit einer Scope-, NEN-, Sicherheits- oder Wartungscheckliste arbeiten, können Sie diese als Grundlage für eine digitale Version nutzen. Das Formular lässt sich dann entsprechend den Anforderungen in der Praxis optimieren.
Digitale Formulare können Pflichtfelder und bei Bedarf Folgefragen enthalten. Wenn beispielsweise ein Prüfpunkt nicht erfüllt wird, kann je nach Bedarf ein Feld für ein Foto, eine Erklärung oder eine Folgemaßnahme angezeigt werden. So bleibt das Formular übersichtlich und es wird verhindert, dass wichtige Informationen übersehen werden.
In MoreApp erstellen Sie Formulare mithilfe von Feldern. Sie können Felder hinzufügen, konfigurieren und als Pflichtfelder festlegen. Regeln können bei Bedarf automatisch Folgefelder anzeigen. Technische Kenntnisse sind nicht erforderlich.
Für gängige Inspektionen stehen zudem digitale Vorlagen zur Verfügung, wie beispielsweise Vorlagen für SCIOS Scope 7 und NEN 3140.
Ein digitaler Inspektionsprozess beginnt mit einem gut strukturierten Formular. Auch das Offline-Arbeiten ist möglich, beispielsweise an Standorten mit eingeschränkter Internetverbindung.
Nach dem Absenden des Formulars muss niemand die Daten manuell in einen separaten Bericht eingeben. Hier kann ein digitaler Workflow Zeit sparen. Die gesammelten Informationen können in einen Bericht umgewandelt und direkt an die zuständigen Personen gesendet werden.
Inspektionsdaten werden oft nicht nur für einen Bericht benötigt. Sie müssen möglicherweise auch in ein Instandhaltungssystem, ein Planungstool oder ein anderes System übernommen werden. Durch die Verknüpfung der Daten können Sie vermeiden, dieselben Informationen an mehreren Stellen manuell einzugeben.
Beispielsweise kann eine Inspektion zu einer Instandhaltungsmaßnahme führen. Ein nicht bestandener Prüfpunkt kann eine Benachrichtigung an den zuständigen Kollegen auslösen.
Beginnen Sie mit einem klaren Arbeitsablauf. Sie müssen nicht jedes System auf einmal verknüpfen. Ein einfacher Ansatz ist:
MoreApp unterstützt den Import und Export von Daten. So können Sie vorhandene Informationen in Formularen zur Verfügung stellen und ausgefüllte Registrierungen in anderen Tools oder Prozessen, wie beispielsweise Word oder SharePoint, nutzen.
Ein digitales Formular funktioniert nur dann, wenn es für die Menschen, die es täglich nutzen, einfach und praktisch ist. Außendienstmitarbeiter wissen, welche Kontrollen erforderlich sind und wo eine Überprüfung in der Praxis Zeit kostet. Beziehen Sie sie bei der Auswahl oder Anpassung einer digitalen Vorlage mit ein.
Stellen Sie Ihrem Team folgende Fragen:
Nutzen Sie dieses Feedback, um eine bestehende Vorlage anzupassen, die richtige Vorlage auszuwählen oder ein eigenes Formular zu erstellen.
Zeigen Sie dann, was die Digitalisierung bringt. So wird deutlich, dass eine digitale Arbeitsweise nicht nur den Prozess verändert, sondern auch die tägliche Arbeit einfacher und effizienter machen kann.
Die Umstellung auf digitale Inspektionen muss nicht aufwendig oder kompliziert sein. Oft funktioniert es am besten, klein anzufangen und auf praktischen Erfahrungen aufzubauen.
Wählen Sie zunächst eine Inspektionsart aus, die häufig durchgeführt wird oder viel Verwaltungsaufwand erfordert. Nutzen Sie dann die vorhandene Checkliste als Grundlage. Oder verwenden Sie eine der verfügbaren Vorlagen, um noch mehr Zeit zu sparen. Diese Vorlagen lassen sich auch anpassen. Testen Sie das Formular nicht nur am Schreibtisch, sondern auch an dem Ort, an dem es tatsächlich zum Einsatz kommen wird.
Ein kurzer Pilotversuch zeigt schnell, was gut funktioniert. Möglicherweise stellen Sie fest, dass ein Kontrollpunkt anders formuliert werden muss, dass das Hinzufügen eines Fotos einfacher sein sollte oder dass ein zusätzliches Dropdown-Menü Zeit spart. Passen Sie das Formular anhand dieses Feedbacks an und weiten Sie es dann auf andere Teams, Standorte oder Inspektionsarten aus.
Bei der Digitalisierung einer Inspektion geht es nicht nur darum, Papier durch ein digitales Formular zu ersetzen. Es geht auch darum, sicherzustellen, dass die neue Arbeitsweise zum Unternehmen und seinen Anwendern passt. MoreApp unterstützt Unternehmen nicht nur mit digitalen Formularen, sondern auch bei deren Umsetzung.
Mit „Custom Onboarding“ erhalten Unternehmen Unterstützung bei der Einrichtung ihrer Arbeitsabläufe. Dies beginnt mit der Definition von Zielen und wird durch persönliche Schulungen sowohl für Administratoren als auch für Anwender ergänzt. Während der Schulung gibt es Gelegenheit, Formulare einzurichten, Fragen zu stellen und den Arbeitsablauf an die tägliche Praxis anzupassen.
Auch nach der Schulung steht Unterstützung zur Verfügung. In einer Feedback-Sitzung werden der Fortschritt, der Prozess und die festgelegten Ziele überprüft. In Folgesitzungen können zudem Verbesserungen besprochen und gezielte Ratschläge eingeholt werden.
MoreApp hilft Unternehmen dabei, Inspektionen digital zu erfassen sowie eine digitale Arbeitsweise einzuführen, anzuwenden und kontinuierlich zu verbessern.
Sind Sie bereit, Ihre Inspektionen zu digitalisieren? Kontaktieren Sie MoreApp und finden Sie gemeinsam heraus, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Arbeitsweise passt.
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