.svg){kind=small}
.avif){kind=spacer}
Servicetechniker verbringen viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben: Sie füllen Formulare aus, bearbeiten Berichte und holen Unterschriften ein. Diese Zeit fehlt ihnen für ihre eigentliche Arbeit vor Ort. Erfahren Sie, wie digitale Formulare den Verwaltungsaufwand reduzieren, Abläufe vereinfachen und Servicetechnikern helfen, effizienter zu arbeiten.
Servicetechniker lösen Probleme, führen Inspektionen durch, warten Anlagen und erbringen Serviceleistungen. Allerdings verbringen sie nicht ihre gesamte Arbeitszeit vor Ort. Das Erstellen von Berichten, das Eingeben von Daten, das Ausfüllen von Formularen und das Nachschlagen von Informationen kann einen erheblichen Teil ihres Arbeitstages in Anspruch nehmen.
Eine der effektivsten Möglichkeiten, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, besteht darin, die mit der Außendienstarbeit verbundenen Aufgaben zu vereinfachen und zu digitalisieren. Durch den Einsatz digitaler Formulare und die Automatisierung der Datenübertragung können Unternehmen doppelte Dateneingaben und Papierkram reduzieren. So können Servicetechniker weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit mit ihrer eigentlichen Arbeit verbringen.
Verwaltungsaufgaben können vor, während und nach einem Einsatz anfallen. Servicetechniker müssen unter Umständen Kundeninformationen abrufen, Arbeitsaufträge ausfüllen, Messwerte erfassen, Fotos machen, Notizen verfassen und Berichte erstellen.
Ein häufiges Problem besteht darin, dass die während eines Einsatzes gesammelten Informationen anschließend noch verarbeitet werden müssen. Ein Techniker notiert Informationen möglicherweise auf Papier oder in separaten Notizen und gibt dieselben Daten später in ein anderes System ein. Dies verursacht zusätzlichen Arbeitsaufwand und erhöht das Risiko von fehlenden oder fehlerhaften Informationen.
Diese Aufgaben mögen einzeln betrachtet geringfügig erscheinen, zusammen können sie jedoch jede Woche mehrere Arbeitsstunden kosten. Durch die Reduzierung dieser sich wiederholenden Aufgaben wird wertvolle Zeit für die Arbeit freigesetzt, die sein Fachwissen erfordert.
Das Problem liegt nicht in der Dokumentation selbst. Genaue Aufzeichnungen sind für Kunden, Kollegen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zukünftige Projekte unerlässlich. Die Herausforderung besteht vielmehr in dem Zeitaufwand, der für die Erstellung und Bearbeitung dieser Dokumentation anfällt.
Papierformulare sind ein Beispiel dafür. Ein Servicetechniker kann vor Ort eine Checkliste ausfüllen, doch die Informationen müssen anschließend möglicherweise manuell in ein digitales System eingegeben werden. Die Arbeit mit verschiedenen Systemen kann ein ähnliches Problem verursachen, wenn Informationen von einem Ort zum anderen kopiert werden müssen.
Auch der Zeitpunkt der Dokumentation kann zusätzlichen Arbeitsaufwand verursachen. Wenn die Dokumentation erst nach Abschluss eines Auftrags erstellt wird, müssen die richtigen Informationen herangezogen und der Arbeitsablauf rekonstruiert werden.
Ein effizienterer Ansatz besteht darin, die Dokumentation in den Arbeitsablauf selbst zu integrieren. Anstatt die Verwaltung als separate Aufgabe zu behandeln, können Informationen bereits während der Ausführung der Arbeit erfasst werden.
Digitale Formulare ermöglichen es Technikern, Informationen während der Arbeit vor Ort direkt auf einem mobilen Gerät zu erfassen. Anstelle von Checklisten auf Papier oder separaten Notizen können sie während des gesamten Auftrags ein einziges strukturiertes Formular verwenden.
Je nach Art der Arbeit kann ein digitales Formular Folgendes enthalten:
Das bedeutet, dass Informationen direkt an der Quelle erfasst werden, anstatt sich auf Notizen zu verlassen, die später bearbeitet werden müssen.
Strukturierte Formulare tragen zudem dazu bei, dass wichtige Informationen nicht übersehen werden. Beispielsweise können Pflichtfelder Servicetechniker dazu auffordern, bestimmte Informationen einzugeben, bevor sie einen Auftrag abschließen.
Für Unternehmen, die bereits mit Papierformularen arbeiten, muss die Umstellung nicht zwangsläufig die Schaffung eines völlig neuen Prozesses bedeuten. Bestehende Checklisten und Formulare können in digitale Arbeitsabläufe umgewandelt und für die mobile Nutzung angepasst werden.
Eine einfache Möglichkeit, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, besteht darin, zu verhindern, dass Informationen mehrfach eingegeben werden. Kundendaten, Anlageninformationen und Daten aus früheren Aufträgen sind möglicherweise bereits in anderen Systemen verfügbar.
Indem diese Informationen in einem digitalen Workflow bereitgestellt werden, müssen Servicetechniker dieselben Daten nicht wiederholt eingeben. Das Formular kann sich auf die Informationen konzentrieren, die während des aktuellen Auftrags überprüft oder erfasst werden müssen.
Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, können die erfassten Informationen an Kollegen weitergegeben oder in andere Systeme übertragen werden. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe und ermöglicht es den Teams im Büro, schneller auf aktuelle Informationen zuzugreifen.
Digitale Arbeitsabläufe können die Arbeit vor Ort und Berichterstellung miteinander verbinden. Wenn Informationen wie Fotos, Messwerte und Notizen direkt in digitaler Form erfasst werden, können sie zur automatischen Erstellung eines Berichts genutzt werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Dokumentation nachträglich neu zu erstellen.
Sobald die Informationen synchronisiert sind, können Kollegen zudem schneller auf die Ergebnisse zugreifen. Dies verkürzt den Prozess vom Abschluss des Außendiensts bis zur fertigen Dokumentation und reduziert den Verwaltungsaufwand.
Nicht jedes digitale Tool reduziert den Verwaltungsaufwand. Wenn eine Lösung schwer zu bedienen ist oder die Servicetechniker dazu zwingt, dieselben Informationen mehrfach einzugeben, wird die Arbeit lediglich vom Papier auf den Bildschirm verlagert.
Eine gute Lösung für den Außendienst sollte sich an die Arbeitsweise der Mitarbeiter vor Ort anpassen. Zu den wichtigen Funktionen gehören:
Das Ziel besteht nicht nur darin, Papierdokumente zu digitalisieren, sondern auch darin, unnötige Schritte aus dem Arbeitsablauf zu entfernen.
Dies muss nicht gleich mit einer vollständigen Umgestaltung der Außendienstorganisation beginnen. Ermitteln Sie zunächst die Momente, in denen Mitarbeiter die meiste Zeit mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben verbringen. Dazu könnten beispielsweise die mehrfache Eingabe derselben Informationen, die manuelle Erstellung von Berichten oder das nachträgliche Anfordern fehlender Informationen gehören.
Wählen Sie als Nächstes einen wiederkehrenden Arbeitsablauf aus, beispielsweise eine Inspektion, eine Wartungscheckliste oder einen Servicebericht. Nutzen Sie den bestehenden Prozess als Ausgangspunkt, entfernen Sie unnötige Schritte und automatisieren Sie, wo immer möglich.
Sobald der neue Arbeitsablauf gut funktioniert, kann er auf andere Arten von Außendiensttätigkeiten ausgeweitet werden.
MoreApp unterstützt Unternehmen dabei, papierbasierte und manuelle Prozesse im Außendienst in digitale Arbeitsabläufe umzuwandeln. Servicetechniker können Formulare auf ihren Mobilgeräten ausfüllen und Fotos, Messwerte, Notizen sowie Unterschriften erfassen. Auch eine Offline-Nutzung ist möglich.
Formulare lassen sich an unterschiedliche Außendienstprozesse anpassen. Pflichtfelder und bedingte Fragen tragen dazu bei, dass für jeden Auftrag die richtigen Informationen erfasst werden.
Nach der Übermittlung können die gesammelten Informationen zur Erstellung professioneller Berichte und zur Anbindung an andere Systeme genutzt werden. So werden Datenerfassung, Dokumentation und Berichterstellung in einem einzigen Workflow vereint.
Der erste Schritt ist ganz einfach: Identifizieren Sie eine Verwaltungsaufgabe, die zu viel Zeit in Anspruch nimmt, und prüfen Sie, welche Schritte digital abgewickelt werden können.
