De voordelen van het digitaliseren van papieren buitendienst formulieren

Huidige situatie: Mijn bedrijf gebruikt papieren inspectieformulieren. Hoe kan ik dit verbeteren voor mijn afdeling en bedrijf?

De manier waarop je bedrijf werkt is misschien verouderd. Je wilt een verandering die niet alleen het leven van de persoon die het formulier in het veld invult gemakkelijker maakt, maar er ook voor zorgt dat verschillende afdelingen efficiënt de juiste inzichten krijgen. Dat betekent dat het proces begint bij jou en de vragen die je moet stellen.      

• Gaan waardevolle gegevens vaak verloren?
• Kost het verzamelen van gegevens te veel tijd?
• Zijn mijn collega’s of klanten ontevreden over de huidige manier van werken?
• Is het aanpassen van processen omslachtig of tijdrovend?
• Kan het resultaat beter of sneller?

Herken je één of meer van deze punten? Dan is het tijd om te digitaliseren. Digitale buitendienstformulieren helpen organisaties in sectoren zoals bouw, installatie, energie & nuts en vastgoed om efficiënter te werken. Veel processen kunnen worden gedigitaliseerd, maar inspecties zijn onze specialiteit.

Wil je gratis een voorbeeld van jouw gedigitaliseerde formulier bekijken? Upload jouw bestand en wij zorgen voor het resultaat. (Link naar nieuwe landingspagina: Jouw sjabloon uploaden)

‍

De implementatie: Hoe je de overstap naar digitale formulieren voor buitendienstmedewerkers soepel kunt laten verlopen.  

Het bepalen van de doorlooptijd hoort bij elk digitaliseringsproject. De overstap naar een volledig digitaal inspectieproces kost natuurlijk tijd, maar het opzetten van je formulieren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met onze begeleiding en expertise verloopt de digitale transformatie soepel en overzichtelijk.

1. Zet je bestanden om in digitale inspecties
2. Kies het juiste rapportformaat
3. Voeg eenvoudig teamleden toe
4. Importeer bestaande gegevens zoals apparatuur, materialen en locaties
5. Koppel met andere digitale tools die je al gebruikt

‍

Zodra je account en formulieren klaarstaan, kun je direct inspecties uitvoeren op locatie. Ingediende formulieren vind en beheer je overzichtelijk in één centraal dashboard.

“Het is verrassend hoe eenvoudig je je huidige werk naar MoreApp kunt overzetten. Samen kijken we naar je behoeften, signaleren we de knelpunten en laten we zien hoe je ze met een paar klikken oplost.”

Gerard - MoreApp Team Lead  

‍

Het nieuwe perspectief: Hoe ziet mijn nieuwe gedigitaliseerde inspectieproces eruit?

Gedigitaliseerde field service formulieren maken deel uit van een volledig gedigitaliseerd inspectieproces. Je kunt formuliervelden op elk moment aanpassen aan je inspectie-eisen.

Collega’s kunnen inspecties direct ter plaatse uitvoeren, waarbij vooraf ingevulde gegevens hen helpen sneller en foutloos te werken. Zodra de inspectie is ingevuld, wordt het ingevulde formulier (de zogenaamde registratie) automatisch naar je andere tools verzonden. Op deze manier wordt een vervolgactie in gang gezet, de communicatie verzorgd en ontstaat er een complete workflow. Door vertragingen en fouten te elimineren, ontstaat er een soepele workflow en zijn klanten, projectmanagers en buitendienstteams tevreden.

Wil je meer informatie over hoe je een inspectieformulier kunt maken? Lees hier meer: Link naar blogpost → Update)

‍

Een overzicht van de belangrijkste voordelen van gedigitaliseerde formulieren voor buitendienstmedewerkers

Met een gedigitaliseerd buitendienstproces houd je altijd de touwtjes in handen. Andere voordelen zijn:

1. Georganiseerde gegevens: Met digitale formulieren is informatie eenvoudiger te vinden en terug te halen, waardoor je sneller kunt werken.
2. Prioriteit voor beveiliging: Beveiliging, versleuteling en veilige opslag zorgen ervoor dat gegevens altijd beschermd blijven.
3. Directe toegang tot informatie: Verzamelde gegevens zijn onmiddellijk beschikbaar voor analyse en besluitvorming.
4. Toegankelijkheid: Digitale formulieren kunnen op mobiele apparaten worden ingevuld en verzonden. Zo kunnen medewerkers en klanten gegevens ook op locatie of op afstand verzamelen.
5. Verminderde impact op het milieu: Door minder papier te gebruiken verklein je de CO2-voetafdruk en draag je bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van je bedrijf.

Goed opgezette gedigitaliseerde formulieren voor buitendienstmedewerkers zijn de sleutel tot een volledig verbeterd inspectieproces. Met MoreApp word je stap voor stap begeleid bij je digitaliseringstraject, zodat je intern kunt aantonen dat digitalisering geen ingewikkeld en moeizaam proces hoeft te zijn.