.svg){kind=small}
.avif){kind=spacer}
Buitendienstmedewerkers besteden veel tijd aan administratieve taken, van het invullen van formulieren tot het verwerken van rapporten en het verzamelen van handtekeningen. Dit gaat ten koste van de tijd die ze aan hun werkzaamheden op locatie kunnen besteden. Ontdek hoe digitale formulieren de administratieve last kunnen verminderen, werkprocessen kunnen stroomlijnen en buitendienstmedewerkers kunnen helpen efficiënter te werken.
Technici in de buitendienst besteden hun werkdag aan het oplossen van problemen, uitvoeren van inspecties, onderhouden van apparatuur en verlenen van service. Maar niet al hun tijd brengen ze op locatie door. Het opstellen van rapportages, invoeren van gegevens, invullen van formulieren en opzoeken van informatie kan een aanzienlijk deel van hun werkdag in beslag nemen.
De meest effectieve manier om administratief werk te verminderen, is door de taken rondom het werk in het veld te vereenvoudigen en te digitaliseren. Door digitale formulieren te gebruiken en gegevensoverdracht te automatiseren, kunnen bedrijven dubbele gegevensinvoer en papierwerk verminderen. Hierdoor besteden technici minder tijd aan administratie en meer tijd aan het werk zelf.
Administratief werk kan plaatsvinden voor, tijdens en na een opdracht. Technici moeten mogelijk klantinformatie opzoeken, werkbonnen invullen, metingen registreren, foto's maken, notities schrijven en rapportages opstellen.
Een veelvoorkomend probleem is dat informatie die tijdens een opdracht wordt verzameld, achteraf nog verwerkt moet worden. Een technicus kan informatie op papier of in losse notities opschrijven en dezelfde gegevens later opnieuw invoeren in een ander systeem. Dit zorgt voor extra werk en vergroot de kans op ontbrekende of onjuiste informatie.
Deze taken lijken afzonderlijk misschien klein, maar bij elkaar kunnen ze meerdere uren per week van een buitendienstmedewerker in beslag nemen. Door deze repetitieve taken te verminderen, komt waardevolle tijd vrij voor het werk waarvoor hun expertise daadwerkelijk nodig is.
Het probleem is niet de documentatie zelf. Nauwkeurige registraties zijn essentieel voor klanten, collega's, naleving van regelgeving en toekomstige opdrachten. De uitdaging zit in de hoeveelheid tijd die medewerkers besteden aan het opstellen en verwerken van deze documentatie.
Papieren formulieren zijn hier een voorbeeld van. Een technicus kan op locatie een checklist invullen, maar de informatie moet vervolgens mogelijk handmatig in een digitaal systeem worden ingevoerd. Werken met verschillende systemen kan een vergelijkbaar probleem veroorzaken wanneer informatie van de ene naar de andere plek moet worden gekopieerd.
Ook het moment waarop documentatie wordt ingevuld kan voor extra werk zorgen. Wanneer documentatie pas na de opdracht ingevuld wordt, moet de juiste informatie terug gevonden worden en het werk opnieuw gereconstrueerd.
Een efficiëntere aanpak is om documentatie onderdeel te maken van de opdracht zelf. In plaats van administratie als een aparte taak te behandelen, kunnen technici informatie vastleggen terwijl ze werken.
Met digitale formulieren kunnen technici informatie direct op een mobiel apparaat vastleggen terwijl ze op locatie werken. In plaats van papieren checklists of losse notities te gebruiken, kunnen ze gedurende de hele opdracht één gestandaardiseerd formulier gebruiken.
Afhankelijk van het type werk kan een digitaal formulier onder andere bestaan uit:
Zo wordt informatie direct bij de bron vastgelegd, in plaats van te vertrouwen op notities die later nog verwerkt moeten worden.
Gestandaardiseerde formulieren helpen ook om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie niet wordt overgeslagen. Verplichte velden kunnen technici bijvoorbeeld vragen om specifieke informatie in te vullen voordat ze een opdracht kunnen afronden.
Voor bedrijven die al met papieren formulieren werken, hoeft de overstap niet te betekenen dat er een volledig nieuw proces moet worden opgezet. Bestaande checklists en formulieren kunnen worden omgezet naar digitale workflows en worden aangepast voor mobiel gebruik.
Een eenvoudige manier om administratieve werkzaamheden te verminderen, is door te voorkomen dat informatie meerdere keren wordt ingevoerd. Klantgegevens, informatie over bedrijfsmiddelen en gegevens van eerdere opdrachten zijn mogelijk al beschikbaar in andere systemen.
Door deze informatie beschikbaar te maken binnen een digitale workflow, hoeven buitendienstmedewerkers dezelfde gegevens niet steeds opnieuw in te voeren. Het formulier kan zich richten op de informatie die tijdens de huidige opdracht moet worden gecontroleerd of vastgelegd.
Zodra een opdracht is afgerond, kan de verzamelde informatie worden gedeeld met collega’s of worden overgedragen naar andere systemen. Dit vermindert handmatige gegevensinvoer en zorgt ervoor dat kantoormedewerkers sneller toegang hebben tot actuele informatie.
Rapportage is vaak een extra administratieve stap na een opdracht. Er moeten notities worden verwerkt, informatie ingevoerd en vervolgens een rapport opgesteld.
Digitale workflows kunnen deze stappen samenbrengen. Wanneer technici informatie zoals foto's, metingen en notities direct in een digitaal formulier vastleggen, kan deze informatie worden gebruikt om automatisch een rapport te maken. Zo hoeft de documentatie achteraf niet opnieuw te worden opgesteld.
Wanneer de informatie is gesynchroniseerd, kunnen collega's bovendien sneller toegang krijgen tot de resultaten. Dit verkort de stap van uitgevoerd werk naar complete documentatie en vermindert administratief werk na de opdracht.
Niet iedere digitale tool vermindert administratief werk. Als een oplossing moeilijk te gebruiken is of technici dezelfde informatie meerdere keren laat invoeren, wordt het werk simpelweg van papier naar een scherm verplaatst.
Een goede field solution moet aansluiten bij de manier waarop technici werken. Belangrijke eigenschappen zijn:
Het doel is niet alleen om papierwerk te digitaliseren, maar om onnodige stappen uit de workflow te verwijderen.
Dit hoeft niet te beginnen met een volledige verandering van de werkwijze. Identificeer eerst de momenten waarop medewerkers de meeste tijd besteden aan repetitieve administratie. Denk aan informatie die meerdere keren wordt ingevoerd, handmatige rapportages of ontbrekende gegevens die achteraf moeten worden opgevraagd.
Kies vervolgens één terugkerende workflow, zoals een inspectie, onderhoudschecklist of servicerapport. Gebruik het bestaande proces als uitgangspunt, verwijder onnodige stappen en automatiseer waar mogelijk.
Wanneer de nieuwe workflow goed werkt, kan deze worden uitgebreid naar andere werkzaamheden in het veld.
MoreApp helpt bedrijven om papieren en handmatige veldprocessen om te zetten in digitale workflows. Technici kunnen formulieren op hun mobiele apparaat invullen en foto's, metingen, notities en handtekeningen vastleggen. Ook offline werken is mogelijk.
Formulieren kunnen worden aangepast aan verschillende veldprocessen. Verplichte velden en voorwaardelijke vragen helpen technici om per opdracht de juiste informatie vast te leggen.
Na het indienen kan de verzamelde informatie worden gebruikt voor professionele rapportages en worden gekoppeld aan andere systemen. Zo worden gegevensverzameling, documentatie en rapportage onderdeel van één workflow.
De eerste stap is eenvoudig: identificeer één administratieve taak die veel tijd kost en bekijk welke stappen digitaal kunnen worden uitgevoerd.
