Woningcorporatie oplever app

De oplever app van De Goede Woning en De Groep leveren beide organisaties veel tijd op. Waar komt die tijdsbesparing vandaan?

Voor zowel De Goede Woning als De Groep geldt dat de foutmarge drastisch is verlaagd, de digitale formulieren komen bij de juiste personen terecht en hoeven niet meer overgetypt te worden, bellen over onduidelijkheden komt niet meer voor en de opzichters hoeven niet meer naar kantoor om formulieren op te halen en af te leveren.

Digitale aanbesteding

Woningcorporatie De Goede Woning beheert meer dan 6000 woningen in Zoetermeer. Ivar ten Have, Teamleider Projectrealisatie en Bedrijfsbureau, ziet in alles kansen om te digitaliseren. "Als je het doet, moet je er ook echt voor gaan en al het papier uitbannen." Ik tref Ivar op de dag dat hij de primeur heeft met een digitale aanbesteding. "We nodigen verschillende partijen uit voor het onderhouden en vervangen van liften in een appartementencomplex. Ik bedacht me: waarom doen we dit niet ook met MoreApp? Vooral met de Calculation widget is dit erg interessant. Alle partijen vullen op een iPad de gevraagde bedragen in en MoreApp rekent het totale kostenplaatje uit. Iedereen beschikt meteen over de digitaal vastgelegde informatie die niet meer gemanipuleerd kan worden."

Digitale formulieren voor een woningcorporatie

Voor het onderhouden en muteren van alle 6000 woningen vult De Goede Woning dagelijks formulieren in, namelijk:

• Warme opnames.
• Inventarisaties.
• Eerste en tweede oplevering.
• Keuzeformulieren voor bewoners.
• Klachtenformulieren voor bewoners.

In de toekomst wil Ivar digitale formulieren voor bewoners beschikbaar stellen. "Ik zie het voor me dat bewoners zelf wijzigingen doorgeven, schade melden en een herinnering krijgen voor diverse betalingen."

Groot onderhoud

De Goede Woning organiseert avonden waar bewoners de kleur van het nieuwe aanrechtblad, de soort kraan, et cetera uit komen kiezen. Ivar begon met het maken van deze digitale formulieren. "Het waren enorme stapels met formulieren die later verwerkt moesten worden. Met de Catalogue widget kunnen bewoners nu alle producten makkelijk selecteren en zien ze meteen wat het gaat kosten." Fouten bestaan niet meer sinds De Goede Woning met MoreApp werkt. Ivar: "Als een papieren formulier verkeerd werd overgetypt, kregen bewoners wel eens een verkeerde soort tegel."

Oplever app

Ivar is weinig tijd kwijt met het implementeren van de oplever app. "Collega's die met het papieren formulier werkten, herkennen de digitale formulieren in de app en er is geen uitleg meer nodig. Handig is de zoekfunctie in de app. De opzichter opent het rapport van de eerste oplevering en contoleert bij de tweede oplevering of alle open punten zijn opgelost." Ivar vindt de Form Builder ook voor zich spreken. "De iconen staan op de plek waar je ze verwacht en met behulp van Data Sources kun je zelf bepalen hoe slim je het formulier maakt. Als ik dan toch een vraag heb, is MoreApp goed bereikbaar. Je kunt altijd bellen of een mail sturen naar support, ik krijg altijd een goed antwoord en kan snel weer verder!"

De Groep

De Goede Woning is als partner van MoreApp een pilot gestart met De Groep Resultaatgericht Vastgoedonderhoud uit Alphen aan den Rijn. De Groep houdt zich bezig met onderhoudsprojecten. John van der Hoeven, directeur, is te spreken over de gebruiksvriendelijkheid van MoreApp. "Zonder veel ervaring heb ik binnen no time een formulier gebouwd." Binnen De Groep is een timmerman gestart met het testen van de digitale formulieren voor het inventariseren van houtrot en het vastleggen van de uitvoering. John: "Hij vind het leuk om met MoreApp te werken. Hij kan nu alles lekker op zijn iPad doen. De test verliep vlekkeloos. Hij belde Ivar voor een paar vragen. Ivar past het formulier direct aan en de timmerman heeft meteen de nieuwe versie op zijn tablet."

John heeft binnen een week digitale formulieren live voor opleveringen, declaraties, werplekinspecties, bezoekverslagen, ongevallen, inventarisaties en bestellingen. John: "Formulieren zwerven niet meer ergens binnen de organisatie, maar komen meteen op de juiste plek terecht. Het grootste voordeel is dat als we een formulier invullen er meteen een actie op volgt. Je wil ook dat een formulier meteen verwerkt wordt en met MoreApp is dat nu zo."