Waarom de Veiligheidsregio Haaglanden met een Digitaal Opnameformulier werkt

De toezichthouders controleerden gebouwen in de regio op brandveiligheid met een papieren opnameformulier. Op kantoor typten ze het vervolgens over in een Word bestand. Pieter Kruithof ging aan de slag met MoreApp, een tool voor het uitvoeren van digitale opnames. Nu gaat het opnameproces veel handiger. Pieter: "Nu kunnen we met trots rapporten met foto's doorsturen naar klanten."

De Veiligheidsregio Haaglanden voert per jaar ruim 3.500 inspecties uit in gebouwen. Hierbij wordt gecontroleerd op regelgeving en geadviseerd over het verlagen van de (brand)veiligheidsrisico's. De toezichthouders van de afdeling Risicobeheersing bezoeken de bouwwerken periodiek afhankelijk van het risico. Zo staat een verzorgingstehuis en een kinderdagverblijf elke 2 jaar op het programma en een kantoorpand elke 4 jaar. Pieter heeft zelf met de online Form Builder van MoreApp het opnameformulier gemaakt. Met de app wordt dit opnameformulier digitaal ingevuld. De software van MoreApp zorgt vervolgens dat er een kant en klare brief met aangehecht rapport wordt gemaild naar de toezichthouder.

Foto's zeggen meer dan...

Rob Sloot, toezichthouder, laat zien hoe hij een digitaal opnameformulier invult. Hij opent MoreApp op zijn iPad en navigeert naar het juiste digitale formulier. Hij vult de algemene informatie in en gaat door naar de risicopunten. Als hij een risicopunt vastlegt, zoals een branddeur die niet naar behoren functioneert, voegt hij 2 foto's toe. Een foto van de precieze locatie van de deur op de plattegrond en een foto van de deur zelf. Voorheen schreef hij dit in zijn geheel uit en soms was het anderen dan nog niet duidelijk wat hij precies bedoelde. Foto's zeggen in dit geval meer dan 1.000 woorden.

Positieve reacties

Hoe reageren de klanten op deze digitale manier van rapporteren? De klanten zijn blij met het digitale rapport dat ze achteraf gemaild krijgen. Zowel de Veiligheidsregio als de klant printen nu niets meer uit. De afdeling bespaart wel 30.000 A4tjes papier per jaar, berekenen Pieter en Rob. Het rapport met het advies werd ook nog per post opgestuurd. De klant is blij om de volgende redenen; ze ontvangen het rapport sneller en er is minder discussie omdat het rapport vele malen duidelijker is, ook door de eerder beschreven foto's. De afdeling risicobeheersing ziet ook dat de punten ter verbetering sneller worden opgepakt.

Waarom werkt de Veiligheidsregio met een digitaal opnameformulier? Met een digitaal formulier kun je veel meer dan met een papieren formulier. In het formulier wordt er optimaal gebruik gemaakt van data die er al bekend is. Klant- en objectinformatie zijn netjes geïmporteerd, wat de toezichthouders het intypen van de reeds bekende informatie scheelt. De gebruiksvriendelijkheid en het zelf kunnen maken en beheren van de formulieren zijn naast de tijdswinst de grootste voordelen voor de medewerkers van de Veiligheidsregio Haaglanden. Dat is toch een mooie afsluiting van het gesprek wat ik heb op de Dedemsvaartweg 1 in Den Haag.

Wil je net zoals de Veiligheidsregio Haaglanden tijd besparen? Meld je aan om het zelf ook te proberen!

Denise Ermes - Product Genius MoreApp

Het digitale opnameformulier van de Veiligheidsregio Haaglanden