Gemeente blij met standaardisatie
Sietse Walinga en Cees Kater, beide opzichters bij de Gemeente Noordoostpolder, zijn zeer tevreden met de gebruiksvriendelijke drag&drop form builder van MoreApp. 1,5 jaar geleden begonnen ze te werken met de app. Het begon klein, maar MoreApp wordt nu ingezet bij alle diensten.
In totaal stelden Sietse en Cees al 18 formulieren op. Sietse: “In gemeenteland zijn ze gek op registreren. Ik zou MoreApp zeker aanraden aan andere gemeenten, het werkt zo eenvoudig.” De Gemeente Noordoostpolder is een gemeente met een groot oppervlak. De gemeente beschikt daarom ook over een grote buitendienst met 45 medewerkers. Cees: “We houden ons bezig met het dagelijks onderhoud van openbare ruimten, groen, kunst, wegen en openbare verlichting.”
Standaard antwoorden
Cees vond MoreApp toen hij de beschikking kreeg over een iPad. “Ik ging op zoek naar een app om het werk makkelijker te maken. Alle inspecties en controles voerden we uit op papier. Hier kwamen altijd vragen uit voort. Zo ging het formulier al snel een paar keer heen en weer. Dankzij MoreApp werken we nu met standaard antwoorden. Als er wat mis is, volgt er automatisch een opmerking- en fotoveld. Dit hebben we zo ingesteld met rules in het formulier. Sietse voegt hieraan toe: “Antwoorden konden eerst verschillend geïnterpreteerd worden, nu niet meer. Een foto zegt veel meer dan alleen een beschrijving.” De Gemeente Noordoostpolder heeft tablets beschikbaar gesteld voor de buitendienst. MoreApp is zo voor iedereen toegankelijk.
Meteen op de hoogte
De gemeente begon met een pilot binnen een paar wijken. Sietse: “Nu zijn we al zo ver met MoreApp, dat we het inzetten bij al onze diensten.” Beide heren beginnen met het opnoemen van allerlei toepassingen. Cees: “We controleren alle openbare gebouwen in de gemeente waar geen beheerder is aangesteld. In totaal hebben we 75 gebouwen in ons beheer. In een gymzaal controleren we bijvoorbeeld de toestellen, het kleine materiaal en de buitenomgeving. Als er zaken niet in orde zijn, volgt er een actie.
Fietsen die te lang ergens staan komen sinds kort bij de gemeente terecht. Zodra we een melding krijgen, pikken we de fiets op en vullen een formulier in. We noteren de kleur, het merk, de datum, tijd en locatie. Op deze manier vinden we snel het juiste document als er iemand belt die zijn fiets terug wil. De uitkomsten van het inspecteren van kunst versturen we naar het ingenieursbureau. Ze geven aan de hand van de uitkomsten opdracht voor het schoonmaken of repareren van een kunstwerk. “
Sietse vult aan: “Beeldgericht werken is landelijk doorgevoerd. We handhaven bepaalde onderhoudsniveau’s per wijk. Per wijk hebben we een formulier voor het beoordelen van de vervuiling en het registreren van het aantal uur dat er gewerkt is. Je kunt zo zien dat er bij een festival meer inzet is geweest. De buitendienst vult ook een weekrapportage in over het groen. Hierin staat ook een opmerkingenveld. Als er door weersomstandigheden werk niet kan worden uitgevoerd, zijn we hier meteen van op de hoogte.”
Net een spelletje
Als Cees en Sietse een aanvraag binnen krijgen voor het opstellen van een nieuw formulier, vragen ze eerst om een opzetje. Sietse: “Als er duidelijk is welke vragen er in het formulier moeten komen kost het ons gemiddeld 45 minuten om formulier te maken. De form builder is net een spelletje. We kleden het formulier mooi aan met ons logo. Onze collega’s vinden de slider helemaal te gek.” Cees: “Het is handig dat we de PDF een specifieke naam kunnen geven. Aan de hand van het deelopdracht nummer, weten we precies welke inspectie het is geweest.” Ze zijn ook blij met het user management, het kunnen implementeren van rules en het makkelijk deleten van formulieren. Sietse: “De service die we krijgen van Distel Software geef ik 100 punten. Binnen 48 uur heb ik altijd antwoord op mijn vraag. Ik merk dat er echt wat gedaan wordt met mijn feedback.”
Data inzichtelijk
Sietse: “Het heeft ons even gekost om alle formulieren op te stellen precies hoe we het willen. Nu gaat het verwerken van de output veel sneller. Dankzij MoreApp is ons werk nu veel inzichtelijker. We zien het meteen als het aantal gewerkte uren niet klopt. We verwerken alle gegevens in grafieken. Dit kon voorheen niet. Onze verantwoording naar derden gaat nu soepel.” Dit geld bijvoorbeeld ook voor de legionella controles. Cees: “Als de GGD informatie opvraagt, halen we de PDF van de controles zo naar boven. We kunnen direct digitaal aantonen dat we periodiek zijn geweest.
Cees: Als we een formulier aanpassen, wijzigen de kolommen van de export. Dit is niet handig voor de queries die een collega uitvoert met de data. Dit hebben we opgelost door het inlassen van drie maanden bewerkingstijd voordat een formulier definitief uitgerold wordt naar collega’s. Op deze manier worden er meerdere wijzigingen tegelijk doorgevoerd.”
Duidelijk voor de aannemer
Het proces met de aannemer verloopt nu veel beter volgens Sietse: “Als ik van de aannemer te horen krijg dat een stukje Openbare Verlichting technisch gereed is, gaan we langs voor een inspectie met MoreApp. Is deze in orde, dan pas geef ik akkoord om te factureren. Het is duidelijk voor de aannemer waar de klus aan moet voldoen. Als de klus niet goed is uitgevoerd ziet de aannemer ook direct aan de foto wat er precies mis is. Processen hebben we nauwkeurig beschreven en hier de formulieren op ingesteld. Na de technische gereed melding van Openbare Verlichting heb ik een week om de controle uit te voeren voor akkoord.”
Uitbreiding
De Gemeente Urk zet haar mensen wel eens in bij de Gemeente Noordoostpolder voor het controleren van de pompen en gemalen. Cees: “De reactie van onze collega’s uit Urk is ook positief.”
