Un pas de plus vers un bureau 0 papier

Kristina Meelind

Au cours des dernières décennies, la société n'a pas arrêté de parler de bureaux n'utilisant plus de papier. Malheureusement, même à présent, 40 ans plus tard, alors que tous les autres secteurs de l’entreprise ont rendu leur rêve plus ou moins accessible, les bureaux sont les derniers à se battre pour un avenir sans papier. Il semble que, par rapport à la situation qui prévalait il y a dix-quinze ans, les bureaux auraient dû disposer de toutes les avancées technologiques pour changer leurs habitudes. La vérité amère est que, au lieu de diminuer, la quantité de papier utilisée dans les entreprises a augmenté.

Il peut sembler que les bureaux n'essayent même pas. Ce n'est pas vrai. La plupart des entreprises savent qu'économiser du papier signifie économiser de l'argent. Elles essaient de réduire leurs coûts de papier. Néanmoins, si vous recherchez un bureau 100% sans utilisation de papier, nous reviendrons les mains vides. Par conséquent, parler d'un bureau informatisé signifie que nous parlons d'une utilisation réduite de papier. Apparemment, même de nos jours, le bureau 100% 0 papier semble être un rêve inaccessible.

Réduire les coûts

Cela nous amène à notre prochaine question. Pourquoi l'archivage d'un bureau qui n'utilise pas de papier est-il si difficile, voire impossible? Il y a plusieurs aspects à prendre en compte. Tout d'abord, il est extrêmement difficile de changer les bases organisationnelles et structurelles d'une entreprise déjà en activité. Deuxièmement, il est presque impossible de changer les personnes et la manière dont elles sont habituées à gérer leur travail. De nombreuses organisations ont essayé de réduire les coûts liés au papier. Certaines d’entre elles ont calculé ce qu’il faudrait pour réduire la consommation de papier, mais les chiffres les ont effrayés. Cela peut sembler une tâche trop pénible à faire d'un coup, alors un objectif 0 papier devrait être archivé de manière régulière et lente.

Stockage de données

Un autre aspect à prendre en compte est que, pour beaucoup de gens, le papier semble plus sûr que les bases de données, les clés USB et les clouds. Sous de nombreux aspects, par exemple dans les bibliothèques, les livres et les papiers sont considérés comme des déclarations originales; dans d’autres cas, il est moins courant de voir brûler la pièce où sont stockés les fichiers que de perdre la clé USB. Pour le bureau, cela signifie que des quantités infinies de fichiers et de dossiers prennent de la place dans une pièce. Pour l'environnement, cela signifie couper des millions d'arbres, rien que pour stocker des informations et des données, qui le plus souvent ne seront plus lues dans le futur. Bien que perdre une clé USB peut arriver, les données et informations enregistrées sur des bases de données en nuage sont beaucoup plus sûres que de les transporter dans la valise.

Vous vous demandez peut-être comment MoreApp peut vous aider, vous et votre entreprise, à progresser vers un bureau 0 papier. C'est facile. Imaginez les quantités innombrables de formulaires que vous et les clients de votre entreprise devez remplir et que votre entreprise doit passer du temps à les traiter. Il y a un moyen de contourner cela. Avec MoreApp, vous collectez automatiquement les données. Après avoir créé un formulaire numérique, les données des formulaires remplis sont déjà facilement accessibles, sans travail supplémentaire.

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