Cómo Implementar la Transformación Digital en Empresas

La transformación digital ha tomado la delantera en la evolución de procesos empresariales. Es el efecto de la digitalización que ha entrado en nuestra sociedad con fuerza en la última década y que ahora está cambiando la forma en que las empresas trabajan en todas las áreas del negocio. Como resultado, las empresas deben adaptarse al cambio de las formas tradicionales de trabajar si desean mantenerse a la vanguardia del juego.

Qué es la Transformación Digital

¿Te imaginas traspasando los datos de un informe a mano o enviando una carta a tus clientes acerca de las últimas novedades de tu negocio? Aunque pueden parecer procesos muy alegados de la realidad actual, no hace tantos años que dejamos atrás la gran mayoría de tareas manuales ahora obsoletas.

La transformación digital es un procedimiento que habilita a las compañías para incorporar la tecnología digital en todos sus procesos laborales. Este método permite a las empresas mejorar su eficiencia y centrar todos los esfuerzos y recursos hacia las actividades que realmente generan valor en la empresa. En otras palabras, al digitalizar tareas, te liberas de preocupaciones por procesos manuales, ya que se automatizan. Algunos ejemplos concretos de tareas que puedes automatizar al incorporar la digitalización en tu empresa son:

• Gestión de Documentos Físicos: Deja atrás la necesidad de archivar y gestionar documentos en formato papel.
• Recopilación de Datos Manuales: Elimina la necesidad de adjuntar información manualmente en documentos u otros sistemas. Además, se eliminan posibles malentendidos causados por la escritura manual.
• Procesos de Aprobación de Documentos: Permite la aprobación electrónica de documentos, eliminando la necesidad de documentos físicos que deben ser transportados por su firma.
• Comunicación Interna: Plataformas digitales facilitan la comunicación interna, eliminando la necesidad de comunicaciones en papel y fomentando la colaboración en línea.

El objetivo es adaptarse a los cambios digitales y mejorar la eficiencia en todas las tareas de la empresa. Esta transformación digital incluye desde la automatización de procesos, a la implementación de análisis de datos o la mejora de la experiencia del cliente.

Qué Implica la Transformación Digital

Impulsar la transformación digital implicar un cambio en la cultura organizacional de las propias empresas. En el momento en el que se toma la decisión de dar el salto a la transformación digital, se debe tener en cuenta todos los cambios que esta nueva tecnología va a suponer a nivel organizativo. Como resultado, tanto directivos como empleados, deben estar preparados para los cambios visibles (y no tan visibles) que estás tecnologías van a aplicar en la organización.

La digitalización implica algo más que simplemente enviar emails o usar ordenadores en el entorno laboral. ¡Es mucho más que eso! Las nuevas tecnologías requieren de formaciones constantes para que todos los empleados sigan el mismo ritmo y vayan en la misma dirección. Es por eso, que estos cuatro factores son clave para el éxito de tu transformación digital:

• Involucrar a los clientes: Anticiparse a sus necesidades, interpretar datos para lograr una interacción más personalizada y comprometida con el cliente.
• Educar y fortalecer a los trabajadores: Ofrecer las herramientas óptimas para facilitar la cooperación y potenciar la eficiencia.
• Prestar atención a todas las partes: Escuchar las inquietudes de los empleados y/o clientes, brindándoles respuestas adecuadas.
• Comunicación clara y transparente: Programar reuniones periódicas para explicar las últimas actualizaciones e informar a todo el equipo sobre los progresos realizados.

Las Consecuencias de la Transformación Digital

Una verdadera transformación digital implica una profunda reestructuración de la empresa en todos sus niveles. No se trata simplemente de adoptar nuevas tecnologías, sino de replantear por completo la forma en que se llevan a cabo los procesos y se toman decisiones.

En primer lugar, es necesario revisar y reorganizar la estructura de la empresa. Esto implica analizar las diferentes áreas y departamentos, identificar posibles redundancias o ineficiencias, y buscar formas de optimizar la comunicación interna. Además, puede ser necesario crear nuevos roles o equipos especializados en tecnología, que se encarguen de liderar y coordinar los esfuerzos en esta área.

Una vez reorganizada la estructura, es fundamental implementar nuevos procesos y estrategias que permitan aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece la digitalización. Esto implica revisar y actualizar los flujos de trabajo, adoptar herramientas y plataformas digitales que faciliten la automatización y la colaboración, y fomentar una cultura de innovación y adaptabilidad. Algunas herramientas o sistemas digitales a implementar pueden ser:

• Implementar nuevos sistemas de TI
• Implementar un nuevo ERP o Field Service
• Usar marketing digital
• Integrar inteligencia artificial
• Establecer nuevos sistemas de atención al cliente
• Aplicar nuevos sistemas de CRM

En resumen, una verdadera transformación digital requiere una reestructuración profunda de la empresa, la implementación de nuevos procesos, y una mentalidad abierta a la innovación y al cambio. Solo así se podrá aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece la era digital y mantenerse competitivo en un entorno empresarial cada vez más digitalizado.

Softwares para Implementar la Transformación Digital

Los programas digitales son herramientas que facilitan la incorporación de datos de manera digital; independientemente del tamaño de la empresa o sector. Actualmente, existe multitud de software digitales que permiten automatizar procesos, gestionar datos en tiempo real y, en definitiva, implementar la digitalización en cualquier proceso de una empresa. Algunos de los softwares son los siguientes:

• MoreApp: Esta herramienta digital enfocada en la gestión de servicios de campo, proporciona formularios digitales para gestionar de manera más eficiente un negocio. Recopila datos para mejorar la comunicación y análisis del negocio. Incluye órdenes de trabajo, inspecciones, administración de datos, gestión de equipos e informes digitales.
• HubSpot: Este software es una plataforma integral que ofrece principalmente servicios de inbound marketing, ventas y servicio al cliente. Su mayor popularidad recae en su plataforma de CRM para almacenar y organizar información sobre contactos y empresas.
• Slack: Es una plataforma de mensajería empresarial que facilita la comunicación y la colaboración dentro de equipos y organizaciones. Es una herramienta popular en el trabajo, mejora la comunicación y organiza la información para todos los miembros del equipo.
• Jira: Es una herramienta básica para la organización y asignación de tareas. Crear proyectos, añade descripciones detalladas de las tareas a realizar y sigue su evolución en tiempo real.
• Google Workspace: Antes G Suite, ayuda a empresas a colaborar de forma efectiva con muchas opciones. Entre ellas, la gestión del correo electrónico, el almacenamiento de archivos en la nube o la programación de eventos y reuniones, entre otros.

MoreApp: La Solución Integral para Empezar tu Transformación Digital

Los Formularios Digitales de MoreApp son la herramienta perfecta para empezar tu transformación digital. Con MoreApp, tienes la capacidad de digitalizar todos tus procedimientos al elaborar tus formularios personalizados de manera rápida y fácil, y completarlos a través de la App, la cual está disponible para Android e iOS. Además, tienes la posibilidad de:

• Enviar y recibir datos en tiempo real
• Usar la app con o sin conexión a Internet
• Integrar MoreApp mediante API, Zapier o Make
• Enviar notificaciones online al momento
• Exportar e importar datos mediante Excel o Google Sheets

Además, tener todos los datos en un solo lugar facilita la gestión de información para el departamento de Recursos Humanos o los responsables. Esta centralización contribuye a mejorar la eficiencia en la atención y resolución de casos.

A nivel práctico, los Formularios Digitales de MoreApp brindan la opción de ser compartidos a través de una URL directa. Puedes compartir esta URL con tu equipo o en tu página web para que cualquier persona interesada pueda completarla libremente. Es importante destacar que, en todo momento, la recopilación de datos se lleva a cabo de manera anónima y segura.

¿Todo preparado para empezar con tu transformación digital? Sabemos que empezar a implementar la digitalización en tu negocio puede ser desafiante. Por esta razón, estamos aquí para ayudarte y acompañarte en todo el proceso. De principio a fin.

No te lo pienses más, comienza ahora con tu prueba gratuita y eleva tus procesos de trabajo al siguiente nivel.