Cómo Digitalizar Mi Negocio con Éxito

En pleno siglo XXI, prescindir de la digitalización en tu negocio implica una pérdida significativa de recursos, tiempo y eficiencia operativa. Hace ya algunos años, la integración de herramientas digitales dejó de ser una opción para convertirse en una obligación. Dada la creciente competencia en el mercado actual, las empresas están adoptando constantemente nuevas soluciones digitales para seguir siendo competitivos.

¿Qué es la digitalización y qué implica?

A nivel teórico, la digitalización es el proceso de transformar cualquier tipo de información en formato digital, ya sean datos, imágenes o sonidos. Aunque comúnmente la digitalización se asocia con la digitalización de documentos, sus usos son mucho más variados.

En el ámbito empresarial, la digitalización engloba todo un proceso de transformación digital del modelo de negocio. Esta transición implica la incorporación de recursos y herramientas digitales para optimizar tanto las tareas diarias como las relaciones internas y externas de la empresa.

Impulsar este cambio implica una remodelación de la estructura organizacional de la empresa. En el momento en el que se toma la decisión, se debe tener en cuenta que tanto directivos como empleados, deben estar preparados para los cambios van a implicar en la organización.

🚨 Consejo: ¿Sabías que ahora es posible recibir ayudas económicas para la digitalización de tu empresa? Si tienes una empresa con menos de 50 trabajadores, puedes solicitar el Kit Digital del Gobierno, una ayuda de hasta 6.000€ para la digitalización de tu empresa con MoreApp.

Por qué Digitalizar tu Negocio: Beneficios Clave

Llegados hasta aquí, ¿qué ventajas reales tiene la digitalización? Este cambio ofrece una serie de beneficios que pueden impactar positivamente al rendimiento y productividad de toda la organización. Algunos ejemplos son:

1. Libera carga de trabajo

La digitalización libera carga de trabajo, principalmente debido a la automatización de procesos. Cuando se digitalizan operaciones y tareas, se utilizan herramientas y sistemas informáticos para realizar automáticamente funciones que antes requerían trabajo manual. La ventaja final radica en que los trabajadores se enfocan en las responsabilidades realmente importantes, mientras que delegan tareas menores a herramientas digitales.

2. Mejora la experiencia de los clientes

La comunicación instantánea y personalizada, la facilidad en las transacciones y la disponibilidad 24/7 contribuyen a una experiencia mejorada para el cliente. Asimismo, la capacidad de ofrecer ofertas personalizadas, el seguimiento de pedidos en tiempo real y la resolución rápida de problemas fortalecen la relación cliente-empresa, generando niveles más altos de satisfacción y fidelidad.

3. Simplifica y agiliza procesos o tareas

La comunicación en tiempo real y la gestión centralizada de datos contribuyen a una coordinación más efectiva, mientras que la reducción de errores humanos mejora la ejecución de tareas. En conjunto, la adopción de soluciones digitales optimiza la eficiencia operativa, acelera la toma de decisiones y proporciona un entorno laboral más ágil y productivo.

4. Adapta la empresa al entorno competitivo

Uno de los objetivos primordiales de una empresa es alcanzar mayor competitividad. Apostar por el uso de herramientas digitales permite a las empresas potenciar y perfeccionar sus procesos de trabajo, logrando una posición más competitiva frente a las demandas del mercado. Asimismo, la adopción de estas nuevas tecnologías hace que la empresa se vuelve más ágil para incorporar nuevas soluciones, ajustarse a cambios en el mercado y aprovechar nuevas oportunidades

5. Mejora la seguridad a nivel interno

La adopción de nuevas tecnologías implica la necesidad de establecer medidas avanzadas de protección de datos. Asimismo, la gestión centralizada y la aplicación de protocolos de seguridad ayudan a minimizar los riesgos asociados a la pérdida de documentos físicos, fortaleciendo así la integridad y confidencialidad de la información interna de la organización.

¿Qué Operaciones Tradicionales Pueden Digitalizarse?

¿Te imaginas traspasando datos de un informe a mano al ordenador o enviando cartas a tus clientes para informarles sobre las últimas novedades de tu negocio? Aunque estos procesos puedan parecer alejados de la realidad actual, no hace tantos años que dejamos atrás la mayoría de tareas manuales ahora obsoletas.

Si extendemos este ejemplo a las operaciones de una empresa, es fácil visualizar la cantidad de tareas que pueden ser digitalizadas. Algunos ejemplos de tareas convencionales que pueden ser trasladadas al ámbito digital son:

1. Organización de documentos y archivos
2. Análisis de datos y tendencias del mercado
3. Gestión de recursos humanos
4. Administración contable
5. Diseño de productos y servicios
6. Estrategias de venta
7. Métodos de cobros y pagos
8. Diseño y planificación del modelo de negocio
9. Atención y asistencia al cliente
10. Creación y gestión de sitios web o tiendas online

5 Sencillos Pasos para Digitalizar tu Negocio

1. Análisis y adaptación del entorno

Si estás considerando digitalizar tu negocio, es importante que primeramente hagas una evaluación global de tu entorno. ¿Está tu empresa adaptada a las necesidades del entorno actual? ¿Qué procesos están implementando tus competidores que podrían ser beneficiosos para tu negocio?

Mediante una toma de datos, serás capaz de identificar las oportunidades disponibles, las ventajas competitivas que puedes aprovechar y las debilidades que necesita abordar tu negocio. Este análisis te dará una visión clara de cómo la digitalización puede mejorar tu posición en el mercado y te ayudará a tomar decisiones para optimizar tus operaciones.

2. Definición de la estrategia

¿Qué tareas quieres automatizar y por qué quieres hacerlo? ¿Cuál será el plan de acción a seguir? Estas son algunas de las preguntas que debes responder en la fase de definición de la estrategia. En esta etapa, es muy importante que se establezca un plan estratégico detallado con los pasos a seguir y sus acciones asociadas. Empieza por aquellas tareas repetitivas y de alto volumen. Esto puede reducir considerablemente la carga de trabajo de los empleados y que, por consiguiente, puedan destinar ese tiempo y esfuerzo en actividades más estratégicas. Aun así, la elección de qué tareas automatizar primero debe alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa y garantizar que la implementación de la automatización sea beneficiosa para el conjunto de la organización.

3. Implementación

Ahora que ya tenemos la estrategia definida y validada con todas las partes implicadas, es el momento de pasar a la acción. En este sentido, es vital plantear una reunión con la empresa de software elegida y desarrollar un plan de implementación de la herramienta. Asegúrate que el equipo que realizar la instalación te acompañe en todo el proceso y te ofrezca formación personalizada. Entender debidamente cómo funciona y resolver posibles dudas será fundamental para facilitar la adopción de esta nueva tecnología.

4. Formación

Para que la implementación de la herramienta sea fluida, todas las partes deben estar implicadas y debidamente formadas en la utilización del nuevo software. Un curso de formación tiene el objetivo de prevenir errores en el futuro y ahorrar tiempo en el manejo de las nuevas tecnologías. Estas sesiones deben estar dirigidas por expertos en la materia o personas ya han recibido formación previa.

🚨 Consejo: El software de MoreApp consta de una formación inicial para guiarte en todo el proceso de implementación y desarrollo de la herramienta. La sesión es personalizada y adaptada a cada empresa, independientemente del sector y actividad a la que se dedique.

5. Evaluación de resultados y optimización

En esta fase, es momento de echar una mirada atrás y evaluar si los objetivos previamente definidos se han conseguido o no. Asimismo, es momento de verificar el nivel de uso de las nuevas tecnologías, los procesos que están mejorando, las dificultades encontradas o posibles accidentes que hayan surgido con el objetivo de plantear las optimizaciones necesarias.

Ahora que cuentas con toda la información necesaria, es el momento de iniciar la transformación digital de tu negocio. En MoreApp, estamos aquí para facilitar cada paso del proceso. ¿Cómo podemos ayudarte? Comienza una prueba gratuita ahora mismo y descubre todos los beneficios que podemos ofrecerte.