¡Alerta! Nueva Ley sobre Canal de Denuncias Obligatorio

¿Qué es un Canal de Denuncias?

Un canal de denuncias es una herramienta utilizada por empresas para permitir a empleados, clientes, proveedores u otras partes relacionadas, informar sobre irregularidades o conductas indebidas dentro de la organización de manera anónima. Este tipo de canales son esenciales para el buen cumplimiento de las éticas empresariales y potenciar un entorno de trabajo seguro. En consecuencia, esta medida ayuda a las empresas, no solo a detectar comportamientos que vulneran la ley o los códigos de conducta, sino también a prevenirlos y evitar que se generen daños mayores en el futuro.

En cualquier caso, se trata de una herramienta para que, tanto empleados como personas externas, tengan la posibilidad de denunciar y exponer los hechos de forma totalmente anónima. El proceso de denuncia se realiza de forma interna y segura para todas las partes implicadas a través de un formulario digital.

Objetivos Clave del Canal de Denuncias

Este canal o buzón de denuncias anónimas tiene como propósito cumplir una serie de puntos:

• Mejorar las medidas de control interno para prevenir o reducir el riesgo de malas prácticas o actividades ilícitas en un futuro.
• Reforzar la confianza de los empleados, quienes gracias al anonimato, pueden denunciar posibles conductas indebidas a las personas autorizadas.
• Establecer mecanismos que exoneren o reduzcan la responsabilidad penal de la compañía, sujeto a pruebas adecuadas, en caso de que un miembro del personal cometa un delito.
• Identificar y prevenir conductas indebidas que puedan perjudicar a la empresa o dañar a los trabajadores.
• Facilitar la cooperación en investigaciones judiciales en el caso de procedimientos legales que involucren a la empresa.

¿Es Obligatorio tener un Canal de Denuncias?

A partir del 1 de diciembre de 2023, el canal de denuncias es solo obligatorio para organizaciones con 50 o más trabajadores. Eso significa que aquellas empresas que tengan menos o igual número de trabajadores, quedan eximidas de esta obligatoriedad. Tal disposición queda recogida en la Ley Directiva Whistleblowing (UE 2019/1937), con el objetivo de proteger a los informantes de hechos delictivos. Las sanciones por el incumplimiento de esta Ley oscilan de 600.001 a 1.000.000 €.

En caso de que las partes involucradas sean personas jurídicas, las sanciones por el incumplimiento de esta Ley oscilan hasta 100.000 euros por faltas menores, de 100.001 a 600.000 euros por faltas graves y de 600.001 a 1.000.000 de euros por faltas muy graves.

Aunque esto no es todo, ya que fuera del tamaño de la empresa, existen otros factores que obligan a implementar este buzón de denuncias:

• Empresas que quieren certificarse en UNE/ISO con un Plan de Compliance (ISO 37002, UE 19601, etc)
• Entidades financieras con medidas preventivas frente a blanqueo de capitales, financiación del terrorismo o fraude fiscal
• Empresas afectadas por la normativa europea de seguridad del transporte y protección del medio ambiente
• Entidades que soliciten licitaciones o fondos europeos
• Administraciones y organismos públicos de +10.000 habitantes
• Organizaciones con planes de igualdad salarial
• Entidades del sector deportivo, ocio o formación que atiendan a menores de edad

¿Cómo Funciona un Canal de Denuncias Laborales?

Ante todo, para asegurar que las denuncias laborales sean efectivas, es importante que se basen en el anonimato del denunciante. Esto motiva a las personas a reportar conductas indebidas sin temor a represalias o conflictos mayores. Además, es esencial que el método utilizado sea fácil e intuitivo, dando la posibilidad de aportar pruebas como documentos o fotografías. De este modo, el denunciante puede argumentar los hechos con detalles precisos y completos.

El software de formularios digitales de MoreApp ofrece una plantilla prediseñada para que las empresas puedan utilizarla e implementarla en sus procesos de Recursos Humanos en cuestión de minutos. Facilita que los empleados o cualquier persona relacionada con la empresa, pueda informar sobre situaciones irregulares, brindándoles la opción de sentirse respaldados por el anonimato.

Utilizar un formulario digital para presentar denuncias es el método más fácil e intuitivo para todas las partes involucradas en el proceso. Dentro del formulario, puedes encontrar múltiples secciones diseñadas para que el denunciante pueda detallar los hechos presenciados, incluyendo la fecha, el lugar, el tipo de denuncia o si ya se han tomado medidas al respecto.

Una vez rellenado el formulario de manera anónima, toda la información se envía directamente al departamento de Recursos Humanos o al responsable encargado de gestionar las denuncias. El proceso de denuncia se tramita en tiempo real, y todos los datos se reciben al instante.

Las Ventajas de MoreApp para tu Canal de Denuncias

Al emplear los formularios digitales de MoreApp para tu buzón de denuncias anónimas, disfrutarás de:

• Centralización del proceso en un canal único, con acceso inmediato mediante enlace web.
• Garantía de anonimato para el informante.
• Notificación de las denuncias, con todos los datos, en tiempo real.
• Usuarios ilimitados; añade tantos usuarios como necesites en una cuenta.
• Identificación sencilla de cada denuncia por su número de serie.
• Posibilidad de adjuntar archivos y documentación de manera segura, con certificación ISO 27001.
• Asesoramiento y asistencia técnica en todas las etapas del proceso.
• Utilización de nuestras plantillas prediseñadas listas para usar.

¿Tu empresa debe crear un buzón de denuncias según la ley? ¿Quieres evitar posibles conductas indebidas en el futuro? Comienza a utilizar los formularios digitales de MoreApp ahora. Estamos aquí para guiarte en todo el proceso de implementación, desde principio a fin.