Qualitätsmanagement - Leitfaden QM Formular

In vielen Branchen sind strenge gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, etwa durch die ISO 9001 oder branchenspezifische Normen wie die ISO/TS 16949 in der Automobilindustrie. Die Einhaltung dieser Standards ist nicht nur ein Beweis für Qualität, sondern sichert Unternehmen auch ihre Wettbewerbsfähigkeit und reduziert rechtliche Risiken. Darüber hinaus hilft ein QM-System dabei, Schwachstellen innerhalb der Organisation aufzudecken und effizientere Abläufe zu etablieren. Dies führt nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern steigert auch die Produktivität.

Ein weiterer zentraler Aspekt ist das Risikomanagement. Mit einem digitalen Qualitätsmanagement-System lassen sich potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und beheben, bevor sie zu größeren Problemen führen. Dies minimiert die Gefahr von Produktionsausfällen oder teuren Nachbesserungen und trägt dazu bei, die Stabilität und Effizienz des Unternehmens zu gewährleisten. Ein gut implementiertes QM-System ist somit weit mehr als nur eine Formalität – es ist ein strategisches Werkzeug, das Unternehmen hilft, sich im Wettbewerb zu behaupten und nachhaltig erfolgreich zu sein.

ISO 9001: Anforderungen und Schwerpunkte

Die ISO 9001 legt den Rahmen für ein effektives Qualitätsmanagement fest. Sie basiert auf sieben Grundsätzen:

1. Kundenorientierung: Der Fokus liegt darauf, die Anforderungen und Erwartungen der Kunden zu erfüllen.
2. Führung: Eine starke Führung ist entscheidend, um QM-Ziele zu erreichen.
3. Einbeziehung von Personen: Alle Mitarbeitenden tragen zur Qualitätssicherung bei.
4. Prozessorientierter Ansatz: Qualitätsmanagement muss alle Prozesse im Unternehmen berücksichtigen.
5. Verbesserung: Kontinuierliche Verbesserung ist das Herzstück der Norm.
6. Faktenbasierte Entscheidungen: Entscheidungen sollten auf Daten und Analysen basieren.
7. Beziehungsmanagement: Partnerschaften mit Lieferanten und anderen Stakeholdern spielen eine wichtige Rolle.

Ein MoreApp-Formular kann diese Prinzipien direkt unterstützen, indem es die Erfassung und Analyse relevanter Daten erleichtert.

So erstellen Sie ein QM-Formular

In der Plattform anmelden

Melden Sie sich zunächst bei MoreApp an unter platform.moreapp.com, um mit der Erstellung Ihres Formulars zu beginnen. Wählen Sie im Formularordner die Option, + Neues Formular erstellen, und geben Sie diesem einen passenden Namen, beispielsweise „ISO 9001 Qualitätsprüfung“. Dies hilft nicht nur bei der internen Organisation, sondern stellt sicher, dass das Formular eindeutig zugeordnet werden kann.

Alternativ können Sie auch mit unserer Formularvorlage “Qualitätsmanagement” starten.

Ein effektives Qualitätsmanagement-Formular benötigt durchdachte Funktionen, die einfach zu nutzen sind und den Workflow unterstützen. MoreApp bietet hierfür eine Vielzahl von Möglichkeiten, die individuell angepasst werden können.

Mit Dropdown-Menüs können Sie standardisierte Antworten wie „Ja/Nein“, „Fehlerkategorie“ oder „Status“ (z. B. „Bestanden“, „Nachprüfung erforderlich“) anbieten. Dadurch wird die Konsistenz Ihrer Daten sichergestellt und die Eingabe beschleunigt, ohne dass wichtige Informationen vergessen werden.

Checkboxen eignen sich ideal für Prüfpunkte, die bei Inspektionen oder Kontrollen abgehakt werden können. Ob es um die Überprüfung der Materialqualität oder die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften geht – mit Checkboxen behalten Sie stets den Überblick.

Die Möglichkeit, Fotos direkt in das Formular hochzuladen, ist besonders praktisch. Mit der Foto-Upload-Funktion können Fehler, Mängel oder besondere Bauabschnitte visuell dokumentiert werden. Dies erleichtert nicht nur die Nachvollziehbarkeit, sondern bietet auch eine solide Grundlage für spätere Analysen oder Berichte.

Für Freigaben und Bestätigungen vor Ort bietet das Formularfeld für digitale Unterschriften die perfekte Lösung. Ob es sich um die Abnahme eines Projekts oder die Bestätigung einer Maßnahme handelt, die Unterschrift kann direkt im Formular erfasst werden – papierlos und rechtssicher.

Mit dem Datumsfeld wird das aktuelle Datum automatisch erfasst. So bleiben Ihre Einträge stets aktuell, und Sie sparen Zeit bei der Eingabe. Diese Funktion eignet sich besonders für die Protokollierung von Prüfungen oder Fristen.

Eines der flexibelsten Elemente ist das Textfeld, mit dem beliebige Informationen wie Namen, Standorte oder spezifische Details eingetragen werden können. Eine besondere Stärke: Wenn Sie eine Excel-Datei oder eine Google Spreadsheet-Datenquelle verwenden, können Sie diese integrieren und über ein Suchfeld die benötigten Einträge automatisch einfügen. Dies ist ideal, um Seriennummern, Projektnamen oder andere wiederkehrende Daten schnell und fehlerfrei einzutragen.

Mit diesen Funktionen gestalten Sie Ihr Qualitätsmanagement-Formular nicht nur intuitiv, sondern auch äußerst effizient. Jede Komponente trägt dazu bei, Prozesse zu vereinfachen, Fehler zu vermeiden und eine präzise Dokumentation sicherzustellen – ein großer Schritt in Richtung digitalisierte und moderne QM-Systeme.

Anwendungsbereiche für QM-Formulare

Digitale Qualitätsmanagement-Formulare können in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, um Prozesse zu optimieren und eine systematische Dokumentation zu gewährleisten. Hier sind einige zentrale Anwendungsbereiche und ihre Vorteile:

Fehlererfassung:
Ein digitales Formular ermöglicht es, Fehler strukturiert zu dokumentieren. Von der Beschreibung des Problems über die Zuordnung der Ursache bis hin zu den Auswirkungen – alles wird übersichtlich erfasst. So entsteht eine wertvolle Datenbasis, um gezielte Gegenmaßnahmen zu planen und ähnliche Fehler in Zukunft zu vermeiden. Die Übersichtlichkeit erleichtert zudem das Monitoring von Häufigkeit und Art der Fehler.

KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess):
Der KVP ist ein essenzieller Bestandteil jedes modernen Qualitätsmanagements. Mit digitalen Tools wie MoreApp können Sie Verbesserungsinitiativen festhalten, Fortschritte dokumentieren und Verantwortlichkeiten zuweisen. Dies schafft Transparenz und stellt sicher, dass alle Beteiligten stets den Überblick behalten.

Kundenfeedback:
Kundenmeinungen spielen eine zentrale Rolle im Qualitätsmanagement. Digitale Formulare ermöglichen es, Feedback direkt in das QM-System einzupflegen. Die Daten können in Echtzeit ausgewertet werden, was Ihnen schnelle Einblicke in Kundenbedürfnisse oder potenzielle Verbesserungsfelder gibt. So verbessern Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen zielgerichtet.

Audit-Dokumentation:
Audits sind ein unverzichtbarer Bestandteil der ISO 9001 und dienen der Überprüfung Ihrer QM-Systeme. Ein digitales Audit-Formular unterstützt Sie dabei, alle relevanten Punkte systematisch zu erfassen und automatisch in Berichtsform zu bringen. So sparen Sie Zeit und vermeiden Lücken in der Dokumentation.

Maßnahmenplanung:
Von der Identifikation eines Problems bis zur Umsetzung der passenden Lösung – digitale Formulare erleichtern die Planung und Verfolgung von Korrekturmaßnahmen. Verantwortlichkeiten, Fristen und Fortschritte können klar definiert und dokumentiert werden. Dies stellt sicher, dass keine Aufgabe unbeachtet bleibt und der gesamte Prozess nachvollziehbar bleibt.

Tipps für den erfolgreichen Einsatz

1. Regelmäßige Schulung der Mitarbeiter
2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Bedeutung von QM versteht und die digitalen Tools effektiv nutzt.
3. Klar definierte Ziele
4. Legen Sie fest, welche Aspekte Ihres QM-Systems verbessert werden sollen.
5. Feedback-Schleifen integrieren
6. Sammeln Sie regelmäßig Rückmeldungen, um Ihr QM-System zu optimieren.
7. Prozesse vereinfachen
8. Verwenden Sie klare, leicht verständliche Formulare, die nur die notwendigen Informationen abfragen.

Ein digitales Qualitätsmanagement-Formular ist mehr als nur ein Werkzeug zur Dokumentation – es ist ein zentraler Baustein für effiziente und transparente Prozesse in Ihrem Unternehmen. Mit Lösungen wie MoreApp lassen sich Fehler vermeiden, Kundenanforderungen gezielt erfüllen und Qualitätsstandards nachhaltig sichern. Egal ob Fehlererfassung, Kundenfeedback oder Maßnahmenplanung: Die Flexibilität und Effizienz digitaler Formulare helfen Ihnen, die Anforderungen der ISO 9001 zu erfüllen und gleichzeitig Ihre internen Abläufe zu optimieren. Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung, um Ihre Qualität auf ein neues Level zu heben und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.