Hanseatic Kids: Digitale Prozesse statt Papierchaos

Hanseatic Kids ist ein Träger in der Kinder- und Jugendhilfe mit über 500 Mitarbeitenden. Täglich werden zahlreiche Bewerbungsprozesse und Verträge abgewickelt – früher mühsam mit Papierformularen. Mit der Einführung von MoreApp konnte das Team nicht nur über 35 Stunden Arbeitszeit pro Monat einsparen, sondern gleichzeitig auch Fehlerquellen eliminieren. Wie genau das gelang? Lesen Sie weiter und erfahren, warum Hanseatic Kids heute komplett papierlos arbeitet – und was andere soziale Träger daraus lernen können.

Digitalisierung im Personalprozess

Effiziente Verwaltung mit digitalen Formularen

Im norddeutschen Raum unterstützt Hanseatic Kids täglich Kinder mit unterschiedlichen Bedürfnissen durch Schul-, Kita- und Diabetesbegleitungen. Pro Monat führt das Team rund 80–90 Bewerbungsgespräche, die in 30+ Vertragsabschlüssen resultieren. Der früher papierbasierte Prozess war fehleranfällig und zeitintensiv.

Mit MoreApp wurden zentrale Prozesse vollständig digitalisiert:

• Personalstammblatt direkt digital auf dem iPad ausfüllbar
• Datenschutzerklärung wird sofort unterschrieben und archiviert
• Automatischer Export in Tools wie Personio
• IBAN-Feld mit Validierung vermeidet fehlerhafte Eingaben

„Wir wollten ein System, das einfach zu bedienen ist – auch für unsere nicht-technikaffinen Mitarbeitenden. MoreApp war die einzige Lösung, die UX und Funktionalität optimal kombiniert hat.“ - Lotte Pannenbäcker

Komplett papierfrei - in nur 2 Wochen

Reibungslose Umstellung und begeisterte Mitarbeitende

Die Entscheidung für MoreApp fiel nach einem umfangreichen Vergleich verschiedener Tools. Ausschlaggebend war das benutzerfreundliche Design und die hohe Kompatibilität mit iPads. Innerhalb von nur zwei Wochen wurde die Lösung eingeführt – inklusive interner Schulungen und Formular-Erstellung.

Seitdem:

• Wird kein Papier mehr im Bewerbungsprozess verwendet
• Sparen die Teams bis zu 45 Minuten pro Tag
• Erleben die Nutzer:innen eine klare, digitale User Journey
• Ist die Fehlerquote bei E-Mail- und IBAN-Angaben stark gesunken

Die Validierungsfunktionen (z. B. IBAN) werden besonders geschätzt. Weitere Features wie E-Mail-Validierung stehen bereits auf der Wunschliste und zeigen, wie aktiv Hanseatic Kids an der Weiterentwicklung mitwirkt.

Warum ist MoreApp so effektiv für soziale Träger?

• 100 % digitaler Personalprozess möglich
• Kompatibel mit iPads und gängigen HR-Systemen
• Ideal für dezentrale Teams an mehreren Standorten
• Fehlerquellen werden direkt bei der Eingabe erkannt

Fazit & Ausblick: Digitalisierung mit Wirkung

Hanseatic Kids ist heute ein Vorreiter in der digitalen Personalverwaltung im sozialen Sektor. Der papierlose Prozess spart nicht nur Zeit und Geld – er sorgt auch für eine spürbare Entlastung in der Verwaltung und eine höhere Datenqualität. Wollen auch Sie bis zu 40 Stunden pro Monat sparen wie Hanseatic Kids? Dann probieren Sie MoreApp aus und überzeugen sich selbst!

Kennen Sie einen sozialen Träger, der auch von MoreApp profitieren könnte? Dann leiten Sie diesen Beitrag gerne weiter.