7 Vorteile durch die Digitalisierung von Prozessen

Digitale Prozesse bieten vielen Unternehmen nicht nur die Möglichkeit die eigenen Arbeitsweisen zu beschleunigen, sondern auch eine Chance, um umweltfreundlicher und ressourcenschonender zu agieren. Jede gesparte, oder recycelte Tonne Papier rettet das Leben von 17 Bäumen.

Was sind digitale Prozesse und warum sollte man sie verwenden?

Digitale Prozesse sind Arbeitsabläufe, die ohne die Verwendung von Papier erfolgen. Zum Beispiel durch digitale Formulare, die vor allem von Unternehmen genutzt werden, um Informationen effizienter zu erfassen und zu verwalten. Anstatt eine Menge Formulare auf Papier mit Bleistift auszufüllen, zu sammeln und dann an die entsprechenden Mitarbeiter weiterzugeben, können Sie mit einem digitalen Prozess durch die Echtzeitübermittlung der Daten viel Zeit sparen. Auf der Baustelle, oder im Außendienst besteht oft die Gefahr wichtige Dokumente zu verlieren, zu beschädigen oder zu verschmutzen, bei einem digitalen Formular können die Daten direkt von den zugewiesenen Mitarbeitern abgerufen werden. So wird neben dem Papier auch der extra Weg ins Büro für die Übergabe von den Formularen gespart.

Kurz gesagt, die Digitalisierung von Prozessen bietet eine effizientere, genauere und bequemere Art der Informationserfassung und -verwaltung als herkömmliche papierbasierte Methoden. Die Vielseitigkeit und einfache Handhabung von digitalen Formularen macht sie zu einem wertvollen Instrument in Branchen wie z. B. Bau, Installation, Wartung, Transport, Logistik und vielen anderen.

7 Vorteile durch die Digitalisierung von Prozessen

Neben den bereits genannten Vorteilen bietet die Digitalisierung von Prozessen weitere Zugewinne für Unternehmen.
Hier sind die 7 wichtigsten Vorteile von digitalen Prozessen:

• Effizienzsteigerung: Digitale Formulare bieten die Möglichkeit, Formularfelder automatisch auszufüllen und Bilder und Unterschriften direkt im Formular einzubinden. So sind alle wichtigen Daten an einem Ort gesammelt und das Büro hat einen aktuellen Überblick über den Fortschritt auf der Baustelle, oder vom Termin im Außendienst.
• Kosteneinsparungen: Digitalisierte Prozesse reduzieren den Bedarf an manueller Arbeit und Papierdokumenten. Auch die Spritkosten werden gesenkt, da die Dokumente nicht mehr physisch übergeben werden müssen.
• Schnellere Entscheidungsfindung: Digitale Prozesse ermöglichen Echtzeit-Zugriff auf relevante Daten und Informationen. Dies unterstützt Führungskräfte und Mitarbeiter bei der schnelleren und fundierten Entscheidungsfindung.
• Verbesserte Genauigkeit: Automatisierte Prozesse sind weniger anfällig für manuelle Fehler und reduzieren somit die Wahrscheinlichkeit von Falschangaben und Ungenauigkeiten in den Abläufen.
• Leichtere Organisation und Speicherung: Es ist einfacher, Daten digital zu organisieren und zu speichern. Digitale Formularverwaltungssysteme erleichtern das Suchen und Abrufen von Informationen, was die Produktivität und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern verbessert.
• Datensicherheit und Datenschutz: Digitale Formulare können Sicherheits- und Verschlüsselungsmaßnahmen zum Schutz von Informationen implementieren und so zur Wahrung des Datenschutzes beitragen. Die hohe Priorität des Datenschutzes bei MoreApp wird auch durch das ISO 27001- und ISO 27701-Zertifikat repräsentiert.
• Zugänglichkeit und Mobilität: Digitale Formulare können von mobilen Geräten aus ausgefüllt und eingereicht werden, was Mitarbeitern und Kunden mehr Flexibilität bietet und die Datenerfassung im Außendienst oder von entfernten Standorten aus ermöglicht.

Möglichkeiten zur Digitalisierung von Prozessen

Viele Unternehmen stehen der Digitalisierung sehr offen gegenüber, wissen oft aber gar nicht, wo sie anfangen sollen, um sich zukunftsträchtig aufzustellen. Eine Möglichkeit zur Digitalisierung von Prozessen sind online-Formulare von MoreApp. MoreApp erlaubt es Ihnen so, von Ihrem mobilen Gerät aus, mit Ihrem gesamten Team in Verbindung zu stehen. Die am häufigsten genutzten digitalen Formulare sind:

• Arbeitsaufträge
• Bestellformulare
• Inspektionen
• Arbeitszeitnachweise
• Serviceaufträge

Die Digitalisierung von Prozessen mit MoreApp

Die Erstellung digitaler Formulare mit MoreApp ist einfach und individuell. In der MoreApp-Plattform finden Sie Vorlagen für die genannten und weitere Variationen von Formularen. Sie können in jeder Formularvorlage individuelle Änderungen vornehmen, um sie für Ihren Gebrauch zu optimieren. MoreApp arbeitet dabei mit Widgets, die einfach per Drag and Drop den digitalen Formularen zugeordnet werden können. Widgets sind vorprogrammierte Module mit bestimmten Funktionen, wie zum Beispiel:

• Standorterfassung
• Digitale Unterschriften
• Barcodescanns
• Bilder aufnehmen
• Videos hinzufügen
• Datumsangabe und Zeitberechnung
• Einbindung von Datenquellen
• IBAN-Nummer bestätigen

Neben der Digitalisierung von den Daten der Papierformulare können so auch Daten erfasst und gesammelt werden, die mit einem traditionellen Formular nicht aufgenommen werden können. MoreApp bietet Ihnen die Möglichkeit, digitale Prozesse auch auf dem Land ohne Internetverbindung zu nutzen. Die gespeicherten Daten werden dann, sobald eine Internetverbindung besteht, an die anderen Geräte und Nutzer übermittelt. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie ohne Unterbrechungen arbeiten können und Ihre Produktivität in jeder Umgebung erhalten bleibt.

Machen Sie MoreApp zum Helfer bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse. Unser Support-Team steht Ihnen bei allen Fragen zur Verfügung, um eine reibungslose Einbindung in Ihre Prozesse zu ermöglichen. Nutzen Sie unsere kostenlose Testphase. Warum? Weil wir uns 100% sicher sind, dass wir die richtige Lösung für Sie sind.