Wie sich die digitale Transformation auf Unternehmen auswirkt

Die digitale Transformation setzt eine Veränderung der Organisationskultur in den Unternehmen selbst voraus. Daher müssen sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeiter auf die sichtbaren (und weniger sichtbaren) Veränderungen vorbereitet werden. Im folgenden Text gehen wir auf die wichtigsten Faktoren ein, die die Digitalisierung mit sich bringt.

Was ist die Digitale Transformation?

Die digitale Transformation ist ein Verfahren, das Unternehmen befähigt, digitale Technologie in alle ihre Arbeitsprozesse zu integrieren. Diese Methode ermöglicht es Ihre Effizienz zu verbessern und alle Anstrengungen und Ressourcen auf die Aktivitäten zu konzentrieren, die wirklich Wert im Unternehmen generieren. Mit anderen Worten, durch die Digitalisierung von Aufgaben befreien Sie sich von Sorgen über manuelle Prozesse, da sie automatisiert werden. Einige konkrete Beispiele für Aufgaben, die Sie durch die Einführung der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen systematisieren können, sind:

• Verwaltung physischer Dokumente: Verabschieden Sie sich von der Notwendigkeit, Dokumente in Papierform zu archivieren und zu verwalten.
• Manuelle Datenerfassung: Beseitigen Sie die manuelle Informationserfassung, um Daten in Dokumente oder andere Systeme einzufügen. Außerdem werden mögliche Missverständnisse durch unleserliche Handschriften beseitigt.
• Dokumentenfreigabeprozesse: Ermöglicht die elektronische Freigabe von Dokumenten und kann physischen Dokumenten bis zu 100% beseitigen. Somit müssen keine Papierdokumente für eine Unterschrift, oder eine andere Freigabe, transportiert werden.
• Interne Kommunikation: Digitale Plattformen erleichtern die interne Kommunikation, da auch Büros an unterschiedlichen Standorten mit nur einem Knopfdruck erreichbar sind. So wird die Online-Zusammenarbeit gefördert.

Das Ziel ist es, sich an digitale Veränderungen anzupassen und die Effizienz in allen Unternehmensbereichen zu verbessern. Diese digitale Transformation umfasst alles von der Automatisierung von Prozessen über die Implementierung von Datenanalysen bis hin zur Verbesserung der Kundenerfahrung.

Was die digitale Transformation mit sich bringt

Bei der Digitalisierung geht es nicht nur um das Versenden von E-Mails oder die Nutzung von Computern am Arbeitsplatz - es geht um viel mehr! Die neuen Technologien erfordern eine ständige Schulung, damit alle Mitarbeiter Schritt halten und in dieselbe Richtung gehen können. Deshalb sind diese vier Faktoren der Schlüssel zum Erfolg Ihrer digitalen Transformation:

• Beziehen Sie die Kunden mit ein: Erkennen Sie ihre Bedürfnisse, interpretieren Sie Daten, um eine personalisierte und engagierte Kundeninteraktion zu erreichen.
• Mitarbeiter schulen und stärken: Stellen Sie die optimalen Tools bereit, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und die Effizienz zu steigern.
• Allen Parteien Aufmerksamkeit schenken: Häufig finden Mitarbeiter Möglichkeiten und Angebote, neue digitale Prozesse zu integrieren. Für ein gutes Change-Management ist es daher wichtig, den Anliegen der Mitarbeiter und/oder Kunden Gehör zu schenken und ihnen Antworten auf eventuell aufkommende Fragen geben, während der Prozess integriert wird.
• Klare und transparente Kommunikation: Planen Sie regelmäßige Besprechungen, um die neuesten Entwicklungen zu erläutern und das gesamte Team über die Fortschritte zu informieren.

Die Folgen der digitalen Transformation

Es geht bei der digitalen Transformation nicht einfach darum, neue Technologien einzuführen, sondern die Art und Weise, wie Prozesse ablaufen und Entscheidungen getroffen werden, völlig neu zu überdenken.

Zunächst muss die Struktur des Unternehmens überprüft und neu organisiert werden. Dazu müssen die verschiedenen Bereiche und Abteilungen analysiert und überflüssige oder ineffiziente Elemente identifiziert werden. Basierend auf den Ergebnissen kann dann nach Möglichkeiten zur Optimierung der internen Kommunikation gesucht werden. Darüber hinaus kann es erforderlich sein, neue Funktionen oder spezialisierte Technologieteams zu schaffen, die die Bemühungen in diesem Bereich leiten und koordinieren.

Nach der Überarbeitung der Strukturen müssen neue Prozesse und Strategien eingeführt werden, um die Chancen der digitalen Transformation optimal zu nutzen. Dazu gehören die Überprüfung und Aktualisierung von Arbeitsabläufen, die Einführung digitaler Tools und Plattformen, die die Automatisierung und Zusammenarbeit erleichtern, sowie die Förderung einer Kultur der Innovation und Anpassungsfähigkeit. Einige Beispiele an digitalen Werkzeugen und Systemen sind:

• neue IT-Systeme
• neue ERP- oder Außendienst-Systeme
• Digitales Marketing
• Künstliche Intelligenz
• Neue Kundenservicesysteme
• Neue CRM-Systeme

Kurz gesagt, eine echte digitale Transformation erfordert eine tiefgreifende Umstrukturierung des Unternehmens, die Einführung neuer Prozesse und eine Haltung, die offen für Innovation und Wandel ist.

Software für die Umsetzung der digitalen Transformation

Derzeit gibt es eine Vielzahl an digitalen Programmen, die es ermöglichen, Prozesse zu automatisieren und Daten in Echtzeit zu verwalten. Kurz gesagt, ist es möglich, die Digitalisierung in jedem Prozess eines Unternehmens umzusetzen. Einige der beliebtesten Software-Optionen sind die folgenden:

• MoreApp: Das digitale Außendienst-Tool bietet digitale Formulare zur effizienteren Verwaltung eines Unternehmens. Es sammelt Daten zur Verbesserung der Unternehmenskommunikation und -analyse. Mit MoreApp können unter anderem Arbeitsaufträge, Inspektionen, Wartungsberichte und Abnahmeprotokolle digitalisiert werden. Weiterhin besteht eine zentrale Daten- und Geräteverwaltung und von allen ausgefüllten Formularen können digitale PDF-Berichte automatisch per E-Mail versendet werden.
• HubSpot: Bei dieser Software handelt es sich um eine umfassende Plattform, die vor allem Dienstleistungen in den Bereichen Inbound-Marketing, Vertrieb und Kundendienst anbietet. Ihre beliebteste Funktion ist die CRM-Plattform zum Speichern und Organisieren von Informationen über Kontakte und Unternehmen.
• Slack: Hierbei handelt es sich um eine Messaging-Plattform für Unternehmen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams und Organisationen erleichtert. Es ist ein beliebtes Werkzeug am Arbeitsplatz, das die Kommunikation und die Organisation von Informationen für alle Teammitglieder verbessert.
• Jira: Es ist ein grundlegendes Werkzeug für die Organisation und Zuweisung von Aufgaben. Erstellen Sie Projekte, fügen Sie detaillierte Beschreibungen der auszuführenden Aufgaben hinzu und verfolgen Sie deren Entwicklung in Echtzeit.
• Google Workspace: Die frühere G Suite hilft Unternehmen bei der effektiven Zusammenarbeit mit vielen Optionen. Dazu gehören die Verwaltung von E-Mails, die Speicherung von Dateien in der Cloud, die Planung von Veranstaltungen und Meetings und vieles mehr.

MoreApp: Die Komplettlösung für den Start Ihrer digitalen Transformation

Die digitalen Formulare von MoreApp sind das perfekte Werkzeug, um Ihre digitale Transformation zu starten. Mit MoreApp haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre Verfahren zu digitalisieren, indem Sie schnell und einfach Ihre personalisierten Formulare erstellen und sie über die App ausfüllen, die für Android und iOS verfügbar ist. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit:

• Daten in Echtzeit zu senden und zu empfangen
• Die App ohne Internetverbindung zu nutzen
• Integrationen mit API, Zapier oder Make zu verknüpfen
• Digitale Benachrichtigungen zu senden
• Daten über Excel oder Google Sheets zu exportieren und zu importieren

Auf praktischer Ebene bieten die digitalen Formulare von MoreApp die Möglichkeit, über eine direkte URL geteilt zu werden. Sie können diese URL an Ihr Team weitergeben oder auf Ihrer Website veröffentlichen, so dass jeder Interessierte das Formular ausfüllen kann. Wichtig ist, dass die Datenerfassung zu jeder Zeit anonym und sicher durchgeführt werden kann.

Sind Sie bereit, mit Ihrer digitalen Transformation zu beginnen? Wir wissen, dass der Beginn der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen eine Herausforderung sein kann. Deshalb sind wir hier, um Ihnen zu helfen und Sie durch den gesamten Prozess zu begleiten- von Anfang bis Ende.

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