Beschwerdeverfahren im Unternehmen einrichten

Beschwerdeverfahren spielen eine zentrale Rolle in der Einhaltung der Sorgfaltspflichten nach dem LkSG. Unternehmen sind laut §§ 8 und 9 des LkSG verpflichtet, ein effektives Beschwerdeverfahren einzurichten. Dies ermöglicht sowohl internen als auch externen Personen, auf mögliche menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken und Verletzungen innerhalb des eigenen Geschäftsbereichs sowie in der Lieferkette aufmerksam zu machen. Durch die Wahl zwischen internen, externen oder einer Kombination beider Beschwerdeverfahren können Unternehmen sicherstellen, dass sie auf Feedback zur Effektivität ihres Risikomanagements und ihrer Sorgfaltsprozesse reagieren. Mehr Informationen finden Sie bei dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle.

Was ist das Ziel des Beschwerdeverfahrens?

Die Implementierung eines Beschwerdeverfahrens bietet nicht nur die Möglichkeit, Risiken zu minimieren und auf Beschwerden angemessen zu reagieren, sondern unterstützt auch die kontinuierliche Verbesserung des Risikomanagements und der Sorgfaltsprozesse. Gemäß § 10 des LkSG müssen Unternehmen zudem die Dokumentation von Beschwerden, die Umsetzung und die Wirksamkeit von Präventions- und Abhilfemaßnahmen fortlaufend führen und öffentlich darüber Bericht erstatten.

Die Kernziele des Beschwerdeverfahrens sind:

• Risikoerkennung und -minderung
• Transparenz und Verantwortlichkeit
• Kontinuierliche Verbesserungen
• Schutz und Unterstützung

Für wen muss ein Beschwerdeverfahren eingerichtet werden?

Ein effektives Beschwerdeverfahren in Unternehmen richtet sich an eine Vielzahl von Personen – von eigenen Mitarbeitern über Zulieferer bis hin zu lokalen Anwohnern – und sorgt dafür, dass jeder, der potenziell von den Unternehmensaktivitäten betroffen ist, eine Stimme hat. Doch es geht nicht nur darum, wer sprechen kann: Es geht auch darum, wer gehört wird. Deshalb ist es entscheidend, dass Unternehmen Zugangshürden abbauen und ein Verfahren schaffen, das leicht zugänglich und nutzbar ist.

Interessant ist, dass auch diejenigen, die nicht direkt betroffen sind, eine Plattform erhalten, um Bedenken zu äußern. Das zeigt, wie tief das Engagement für umfassende Verantwortung reichen kann. Unternehmen sind angehalten, ihre Verfahren so zu gestalten, dass sie den identifizierten Risiken gerecht werden – je höher das Risiko, desto größer der Einsatz für Zugänglichkeit.

Wie funktioniert ein Beschwerdeverfahren?

Um Whistleblowing am Arbeitsplatz effektiv zu gestalten, sind folgende Punkte essenziell:

• Anonymität des Hinweisgebers: Fördert die Bereitschaft, Fehlverhalten zu melden, ohne Angst vor Vergeltung.
• Einfache und intuitive Meldemethode: Ermöglicht das Einreichen von Beweisen wie Dokumenten oder Fotos, um den Sachverhalt präzise darzulegen.

Die digitale Formularsoftware von MoreApp bietet hier eine praktische Lösung:

• Vorgefertigte Vorlage: Einfach in Personalprozesse zu integrieren und unterstützt die Anonymität der meldenden Person.
• Digitales Beschwerde-Formular: Bietet eine intuitive Methode für alle Beteiligten, mit Abschnitten zur detaillierten Beschreibung von Ereignissen, inklusive Datum, Ort und Art der Beschwerde.
• Direkte Weiterleitung: Ausgefüllte Formulare werden umgehend an die Personalabteilung oder zuständige Personen gesendet, was eine schnelle Bearbeitung in Echtzeit ermöglicht.

Diese Elemente tragen zusammen dazu bei, ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter und andere Beteiligte sich sicher fühlen, Unregelmäßigkeiten zu melden, was zu einer transparenteren und verantwortungsbewussteren Arbeitsplatzkultur führt.

Vorteile des digitalen Beschwerdeverfahrens

Wenn Sie die digitalen Formulare von MoreApp für Ihren Beschwerdebriefkasten verwenden, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Zentralisierung des Prozesses in einem einzigen Kanal, mit sofortigem Zugriff über einen Weblink.
• Option auf Anonymität für den Informanten.
• Benachrichtigung über die Berichte mit allen Daten in Echtzeit.
• Unbegrenzte Anzahl von Nutzern; Sie können so viele Benutzer wie nötig zu einem Konto hinzufügen.
• Einfache Identifizierung jedes Berichts durch eine Seriennummer.
• Möglichkeit, Dateien und Unterlagen sicher zu speichern, mit ISO 27001 und 27701-Zertifizierung.
• Beratung und technische Unterstützung in allen Phasen des Prozesses.
• Nutzung unserer gebrauchsfertigen, individuell anpassbaren Vorlagen.

Setzen Sie heute noch Ihr digitales Beschwerdeverfahren um und fördern Sie eine Kultur, in der Fehler offen angesprochen werden können. Dies stärkt nicht nur das Vertrauen und die Verantwortung unter allen Beteiligten, sondern trägt auch zu einem sichereren und transparenteren Arbeitsumfeld bei. Beginnen Sie jetzt und machen Sie den ersten Schritt zu einer offeneren Unternehmenskultur.