Arbeitszeit einfach dokumentieren

In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten gesetzlichen Entwicklungen, aktuelle Pflichten und praktische Möglichkeiten zur Umsetzung.

Die wichtigsten Updates zur Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung seit 2015: Mindestlohngesetz

Mit Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes (§ 17 MiLoG) am 1. Januar 2015 begann die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für bestimmte Beschäftigtengruppen. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen – insbesondere bei:

Pflicht gilt für:

• Geringfügig Beschäftigte (Minijobs) – branchenunabhängig
• Beschäftigte in bestimmten Branchen, u. a.:
• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigung
• Messebau
• Fleischwirtschaft

Wichtig:

• Die Pflicht liegt beim Arbeitgeber (nicht bei den Mitarbeitenden).
• Die Dokumentation muss unverzüglich, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeitsleistung erfolgen.
• Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

EuGH-Urteil 2019: Pflicht zur objektiven Zeiterfassung

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH C-55/18), dass alle Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives und verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Das Ziel:

• Schutz der Arbeitnehmerrechte nach der EU-Arbeitszeitrichtlinie, wie tägliche Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten.

In Deutschland wurde das Urteil zunächst nicht direkt gesetzlich umgesetzt – die Pflicht zur lückenlosen Erfassung trat aber in den Fokus.

BAG-Beschluss 2022: Pflicht schon jetzt

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) stellte mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) klar:
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits heute.

• Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Lichte des EuGH-Urteils.
• Unternehmen müssen ein System einführen, das die tatsächliche Arbeitszeit aller Beschäftigten erfasst.
• Ob das System elektronisch oder manuell geführt wird, bleibt den Betrieben überlassen. Entscheidend ist, dass es objektiv, verlässlich und zugänglich ist.

2023: Referentenentwurf zur gesetzlichen Konkretisierung

Im April 2023 legte das Bundesarbeitsministerium einen Referentenentwurf vor, um Details wie Form, Übergangsfristen und Ausnahmen der Zeiterfassungspflicht gesetzlich zu regeln. Ein finales Gesetz steht bislang noch aus.

2025: Elektronische Arbeitszeiterfassung im Koalitionsvertrag

Der aktuelle Koalitionsvertrag zwischen CDU/CSU und SPD (Stand Mai 2025) sieht vor, die elektronische Arbeitszeiterfassung verbindlich und unbürokratisch umzusetzen. Für kleine und mittlere Unternehmen sollen angemessene Übergangsfristen gelten. Bis zu einer neuen gesetzlichen Regelung gilt die bestehende Rechtslage: Arbeitgeber müssen Arbeitszeit systematisch erfassen.

Arbeitszeiterfassung digital und einfach lösen

Viele Betriebe stehen vor der Herausforderung, eine praxisnahe Lösung einzuführen, die nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch für die Mitarbeiter unkompliziert ist.

Unsere digitale Vorlage für Arbeitszeitnachweise unterstützt Sie dabei:

• Arbeitszeiten werden bequem digital erfasst.
• Nachweise können als Excel-Datei exportiert werden.
• Automatisch wird ein PDF-Bericht erstellt und an die zuständige Abteilung übermittelt.
• Die Daten lassen sich mit Integrationen in bestehende Excel- oder Word-Berichte einfügen.

So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und erfüllen alle Aufbewahrungspflichten.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung wichtig?

• Rechtssicherheit: Verstöße gegen Dokumentationspflichten können Bußgelder nach sich ziehen.
• Schutz der Mitarbeitenden: Arbeitszeiterfassung sorgt für faire Arbeitsbedingungen.
• Transparenz: Arbeitgeber und Arbeitnehmer erhalten jederzeit nachvollziehbare Nachweise.

Mehr Hintergründe zur Wichtigkeit von Arbeitszeiterfassung

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